デジタル化による都城市の財務業務改革の新たな挑戦

都城市は、このたび財務会計システムを刷新し、デジタルアダプションプラットフォーム「テックタッチ」を導入しました。この取り組みにより、毎年行っていた初任者研修を廃止することができたほか、入力漏れや問い合わせが大幅に減少しました。具体的には、導入初月には全庁で約2800時間の業務時間を削減することに成功しています。

導入の背景

この刷新作業は、単なるシステムの切り替えにとどまらず、業務そのものを見直すことを基本方針としています。従来の旧システムでは、必須項目の入力漏れや誤記が頻繁に発生し、会計課からの差し戻しがあったため、迅速かつ柔軟な対応が求められていました。しかし、従来の個別改修ではコストや工数の負担が大きく、課題解決には時間がかかる状況でした。

そこで、都城市は財務システムの刷新を機に、関連する業務ルールや運用の見直しを図りました。この転換により、現場での混乱や問い合わせの増加を避け、システムの早期定着を目指しています。

導入の決め手

都城市が特に注目したのが「テックタッチ」です。既存のシステムを改修せずに、画面上に操作ガイドや注意事項を表示できるため、現場の実態に即したナビゲーションを提供できます。さらに、LGWAN環境に対応している点も大きな魅力でした。導入にあたっては、自治体業務への理解を深めた支援体制が整っていたことも、最終的な決め手となりました。

取り組み内容

全庁横断的なプロジェクトとしてこの導入を位置付け、会計課だけでなく行政改革とデジタル統括に関わる担当課も参加しました。導入に先立ち、約30項目にわたる業務改善を実施し、具体的には分割払チェックリストの廃止や代表者名の記載の省略が行われました。これにより、業務を同期的に改善する基盤が整いました。

現場職員自らが操作ガイドを内製し、システムに反映させることで、実際の業務をよく理解した上でのナビゲーションを実現しました。合計で300本の操作ガイドとツールチップが作成され、職員の業務効率化に貢献しています。

成果

この新システムが導入された結果、財務会計システム刷新後も「どこに何を入力すればいいか」といった問い合わせや入力漏れがほぼゼロとなりました。稼働初月には全庁で約2800時間の業務時間削減を達成し、初任者研修の廃止も実現しています。

今後の展開

こうした成果を受けて、他部署からも「テックタッチ」の導入を望む声が上がっており、活用拡大が期待されています。都城市は「都城AX推進宣言」を掲げ、AI活用による業務改善に取り組む方針です。
今後は、ルールベースで判断が難しい入力ミスをAIがチェックできるシステムや、生成AI「zevo」との連携についても検討を進め、さらなる業務の効率化を目指します。

このように、業務のバックヤードを効率化することで、職員は本来注力すべき業務に集中できる環境を整え、地域の持続可能性に貢献することを目指しています。

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