災害月間に企業の電話対応を支援するScene Liveの新提案

災害月間に向けた企業の電話対応強化

株式会社Scene Liveが提供するクラウド型IVRシステム『OSORA』は、災害時に企業が効果的に顧客とコミュニケーションを取るための「災害時・電話応答ガイダンス例文」を公開しました。これは、特に9月の「防災月間」に合わせた取り組みです。災害によって企業が困難な状況に置かれたときには、顧客からの問い合わせが増える中で、どのように適切な情報を提供できるかが問われます。

電話対応の重要性

災害が発生すると、企業の従業員が出社できないなどして、通常の電話対応が難しくなる場合があります。しかし、その一方で顧客からの問い合わせが増え、予定していた連絡も必要となるため、企業はその対応に備えなければなりません。そのため、Scene Liveは、災害時の電話対応を「受電」と「発信」の両面から考える必要性を唱え、具体的なガイダンス例文を作成しました。

企業が重視する信頼維持

内閣府の調査によれば、リスク管理を行う企業の65%以上が「顧客の信用維持」を重視していることがわかります。災害時にも顧客や取引先との関係を維持するためには、平時からの準備が重要で、特に電話での対応はその一環として必須です。顧客との最前線である電話の運用方法をあらかじめ考えておくことで、信頼を失わないための備えとなります。

4つのガイダンス例文

1. 臨時休業のお知らせ【受電用】

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。現在、災害の影響により、臨時休業しております。営業再開の情報は当社Webサイトでご確認ください。」

2. 営業時間の変更をお知らせ【受電用】

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。災害の影響により、営業時間を変更しております。本日は〇時まで営業を行なっております。」

3. 緊急窓口への誘導【受電用】

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。現在、通常の電話受付を停止しております。緊急の用件については、別途ご案内致します。」

4. 予定連絡の延期をお知らせ【発信用】

「〇〇株式会社です。災害の影響により、予定されていたご連絡が難しい状況となっております。」

これらの例文は、災害の種類を選ばずに使用できるように設計されています。

企業の平時からの準備

災害時に迅速に対応するためには、平時から音声案内を準備し、切り替えや解除のルールを決めておくことが重要です。これにより、急な状況でも混乱を避け、顧客に適切な情報を速やかに伝えることが可能となります。災害の発生は予測が難しく、このような準備が顧客との信頼関係を維持するための鍵となります。

今回の「災害時・電話応答ガイダンス例文」公開を通じて、企業が自社の電話対応を見直すきっかけとなれば幸いです。災害時の円滑なコミュニケーションに向けて、より具体的な取り組みを実現しましょう。

クラウドIVR『OSORA』による対応

『OSORA』を活用することで、企業は自動的に災害時用の音声アナウンスへ切り替え、顧客へ必要な情報を迅速に提供できます。事前に設定された内容により、企業はコミュニケーションの質を確保し、災害時にも適切に顧客対応を行えるのです。『OSORA』の導入により、災害時における電話対応の備えがより一層強化されることが期待されます。

このように、災害時に企業がとるべき電話対応の整備は、顧客の信頼を維持するために不可欠な要素です。今後の準備にお役立てください。