鈴与商事、クラウド型ワークフロー「X-point Cloud」でペーパーレス化と業務効率化に成功

企業のペーパーレス化を推進する鈴与商事

静岡県静岡市に本社を構える鈴与商事株式会社は、幅広いエネルギーや建材を提供する企業であり、最近、全社を挙げてペーパーレス化を進めるための取り組みを強化しています。その背景には、従来の紙ベースの申請システムにおける数々の課題があったのです。

ペーパーレス化に向けた課題

鈴与商事では、これまで様々な商材を法人や個人のお客様に提供してきましたが、全社的なペーパーレス化を目指す中で以下の3つの重大な課題が浮上しました。

1. 限られた導入範囲: 既存のシステムは一部の業務にしか適用されず、多くの申請書が紙のままで残っていました。
2. 高コストの削減: 紙の申請書が多く存在することにより、多大なコストがかかっていました。
3. 意思決定の遅延: 紙の持ち運びに時間がかかり、その結果意思決定も遅れていました。

これらの課題を解決するため、鈴与商事はクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入する決断を下しました。

X-point Cloud導入の理由

「X-point Cloud」は、エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローであり、ノーコードで操作が可能な点が大きな魅力とされました。これにより、従業員は簡単に申請書を作成し、承認のルートを設定できるため、日々の業務がスムーズに進行します。また、CSVファイルを用いて組織情報を一括で変更できる機能も、その選定理由の一つです。

導入による効果

現在、鈴与商事では約500名の全従業員と30以上の部署で「X-point Cloud」が導入されています。このシステムを利用することで、約110種類の申請書が日々運用されており、ペーパーレス化が大きく進みました。これまで必要だった紙の書類の保管や運搬がほとんど不要となり、固定席に縛られないフリーアドレス制の導入にも成功しました。

特に、これまで4〜5日を要していた決裁が、迅速に審査されるようになり、最短で即日承認が可能となったことで、意思決定も迅速化しています。これにより、経営の効率化にも繋がっています。

また、支店間で申請書を紙で回付する必要が無くなり、外部に委託していた保守運用の多くも内製化し、保守運用費の削減にも成功しました。加えて、クエリ機能を活用して顧客情報の確認や経費申請の精査を行うことで、既存業務の効率化が進んでいます。

クラウド型ワークフロー「X-point Cloud」とは

「X-point Cloud」は、直感的に操作できるため、誰でも使いやすいクラウド型ワークフローシステムです。ノーコードでの運用と安心のサポート体制により、現場のストレスを軽減しつつ、ペーパーレス化とデータベース化を同時に実現しています。申請書の電子化はもちろん、多様な連携機能や便利な検索・集計機能が業務を効率化し、迅速な経営に貢献しています。

まとめ

鈴与商事の「X-point Cloud」導入の成功は、同社の業務運営の改善と効率化を示す好事例です。長年の運用から学び、次世代の業務環境を作り出す新たな取り組みとして、ペーパーレス化の重要性が強く意識されています。今後も、その進捗が企業全体にどのような影響を与えていくのか注目していきたいところです。