パーソルが札幌市子ども未来局に導入したBPOサービスの効果

パーソルが実現した業務効率化

近年、行政の業務には複雑な手続きが多く含まれ、職員の業務負担が増しています。そんな中、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社（以下、パーソル社）は、札幌市子ども未来局に新たなBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスを導入し、業務効率化に成功しました。このサービスの導入によって、職員の業務時間を20%削減できたことが大きな成果としてあげられています。

背景と導入の理由

札幌市子ども未来局では、国の幼児教育・保育無償化に伴う制度改正が行われ、多くの業務が新たに発生しました。このままでは職員の負担が増す一方で、業務効率に課題を抱えていたため、業務の標準化やフレキシブルな人員配置が求められました。そこで、パーソル社の「官庁・地方公共団体BPOサービス」が導入されることになりました｡

導入に際して、札幌市子ども未来局は、様々なメリットを考慮し、別拠点の「事務センター方式」を選択しました。この方針に基づき、業務プロセスの標準化や人員調整を実施。こうすることで、新制度利用者の認定や申請手続きの業務を効率的に支援しました。

業務プロセスの標準化

札幌市は10の区に分かれており、それぞれの行政区での運用方法が異なるため、属人化や非効率が発生していました。これを解決するために、パーソル社は統一マニュアルを作成し、業務を標準化。全スタッフが効率的に仕事を進められるような環境を整えました。また、事務センターでは迅速な情報集約や分析が行えるようになり、作業が円滑に進む体制が構築されました。

柔軟な人員調整

業務は繁忙期と閑散期が明確になっており、特定の時期に業務が殺到することが予想されていました。それに備え、パーソル社は適切な人員配置を実施し、年々の業務量にvarianceが出る中でも柔軟に対応できる体制を整えました。また、業務に従事するスタッフへの研修も行い、全業務に対応できる能力を身につけさせることで、最低限の人数での運用を可能にしました。

デジタルツールの活用

さらに、業務効率化を支える要素として、パーソル社はデジタルツールを活用しました。Microsoft ExcelのVBA機能やkintoneを用いて情報を一元管理する仕組みを構築し、職員がいつでも情報を確認できる状態を維持しました。加えて、専任のシステムエンジニアも常駐させることで、制度やシステムの変更にも即応できる体制が整いました。

結果とインパクト

これらの取り組みを通じて、パーソル社は職員の業務時間を20%削減しました。さらには、デジタルツールを駆使したデータ管理も手助けとなり、職員の負担軽減と市民へのサービス向上に寄与しました。こうした背景には、子ども未来局の数田光嘉係長のコメントもあります。彼は、パーソル社の提案が非常に有効であったため、素晴らしい支援が受けられたと語っています。

この成功事例は、札幌市における子育て支援の強化にもつながり、今後の施策にも良い影響をもたらすものと期待されています。