業務プロセスの効率化を実現するeformsignのワークフロー機能

日本フォーシーエス株式会社が提供する電子契約サービス「eformsign（イーフォームサイン）」は、文書の作成から署名、保管までを一元管理する新しい「ワークフロー」機能を兼ね備えています。これにより、企業は業務プロセスの全体をデジタル化し、自動化することが可能となります。

非効率な契約業務の解消

多くの企業が直面しているのは、契約業務の非効率さです。例えば、見積もりや雇用契約書、秘密保持契約書などの申請プロセスには、確認依頼やハンコを押すための出社、さらには差し戻しなど、煩雑な手続きが伴います。これらの作業は業務の遅れやミスを引き起こす原因となるため、早急な改善が求められています。

eformsignの「ワークフロー」機能は、こうした課題に対する解決策を提供します。この機能を活用することで、文書処理の流れをあらかじめ設定し、自動的に業務を進めることができるため、担当者の負担を大幅に軽減します。

ワークフローの基本の流れ

eformsignでのワークフローは、基本構成が「開始 → 完了」というシンプルな流れを持っています。この流れの中で、必要な担当者を柔軟に追加することができ、業務をスムーズに運用できます。以下はその流れの主なステップです。

- 確認・承認者: 文書の内容を確認し、承認または差し戻しができます。承認後には次のステップに進むことが可能です。
- 入力・署名者: 必要事項の入力や署名、捺印を行います。状況によっては承認や差し戻しも対応できます。
- 進捗確認者: 承認や署名を行わず、進捗をリアルタイムで確認できます。

AIアシスタントによる効率化

eformsignではAIアシスタント機能も搭載されています。このAIは、電子帳票の作成やワークフロー設定を自動化し、業務の効率を大幅に向上させます。ファイルをアップロードすると、必要な項目の配置や承認フローが自動で生成され、初期設定にかかる手間を省くことができます。さらに契約書の内容をAIが解析し、最適な署名者や承認ルートを提案します。

実際の活用事例

この機能は新入社員の雇用契約書にも活用されています。従来の方法では、条件確認や複数の書類の処理に手間がかかりましたが、eformsignを用いることで一つのワークフロー内で全てを完結することができるのです。

具体的なステップ

1. 採用担当者が条件を確認し、部署長や代表者に依頼を送信。
2. 承認後、採用担当者が雇用契約書を作成。
3. 入社予定者が内容確認し、電子署名を行う。
4. 人事部が最終確認後、電子押印で完了。

ワークフロー設定の特長

- 参加者数に制限なし: 文書に関与する人数に制限がなく、承認や署名の順序も自由に設定可能です。
- 閲覧範囲の制御: 社外の関係者には必要な情報のみを表示する設定が可能。
- 社内外へワークフローを送付: 外部ユーザーにもワークフローを直接送信でき、登録不要で対応可能です。

日本フォーシーエス株式会社について

日本フォーシーエス株式会社は、電子帳票の開発やクラウドSaaSの提供を行っています。都内港区に本社を持ち、2014年に設立。企業や自治体に対して、契約業務や申請業務の効率化を支援しています。興味のある方はぜひトライアルをお試しください。こちらでは主要機能を2週間無料で利用できます。

お問い合わせや詳細情報については、公式サイトをご覧ください。https://jp.forcs.com/