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新機能「タスク管理・プロセス管理」の全貌

株式会社インゲージが提供するコミュニケーションプラットフォーム「Re:lation」は、新たに「タスク管理・プロセス管理」機能を導入しました。この機能は、ビジネスの現場において直面するタイムパフォーマンスの問題を解消すべく設計されています。特に、顧客対応と進捗管理の一本化を図ることで、業務の効率化を促進することが期待されています。

利用背景と市場ニーズ

近年、仕事におけるタイパ—、つまり、時間対効果に対する意識が高まっています。調査によると、95%のビジネスパーソンがタイパを意識しており、その結果、最も重要な取り組みとしてタスク管理を行うことが挙げられています。しかし実際の現場では、情報が分断され、タスクの管理が属人的であるため、多くの課題が残されています。

1. 情報の分断による二度手間

多くの職場では、メールとタスク管理ツールが別々で運用されているため、顧客から依頼を受けても、社内での調整や資料作成に二度手間がかかっています。実際に、51.2%の人が、過去のメールを探し出し、手作業で管理表に転記していることが調査で明らかになりました。

2. 低いツール導入率と属人化

実際にタスク管理専用ツールを導入している企業は、わずか18.7%に過ぎません。約30%の企業はExcelなどの汎用ソフトを使用し、残りの40%以上は、個人の記憶や裁量に頼る状態になっています。このような管理方法は、業務の効率化を阻んでいます。

3. プロセス管理の不透明さ

業務の中で、プロセス管理が不透明なために、対応漏れが発覚するのは時期が遅れ、リカバリーが困難な段階となることが多いです。このような非効率や機会損失は、年間94万円の損失を生じるとの実感があります。

Re:lationの機能とは

こうした課題を解決するために、Re:lationは日々のメール対応と関連するタスクを一元管理できる機能を提供しています。この新機能により、チーム全員が進捗をリアルタイムに可視化できる仕組みが整います。

1. メールとタスクの一体化

メール画面上でタスクの登録や進捗管理が完結するため、別のツールに切り替える手間がありません。これによって、情報の分断による二度手間を根源から排除し、業務の生産性を向上させます。

2. タスク負荷の可視化

チーム内でのタスクの負荷をリアルタイムに可視化する機能があります。これにより、誰がどのタスクを抱えているのかが明確になり、適切なフォローアップが可能になるため、業務の属人化を防ぎます。

3. ミスを防ぐプロセス設定

業務ごとのフローをタスクとして事前に設定できるため、次にすべきアクションが明確になります。これにより、手順を飛ばすミスを構造的に防ぎ、組織全体での対応品質を標準化します。

プロダクトマネージャーのビジョン

プロダクトマネージャーの西野麻李は、「顧客対応では、メールと進捗管理が別のツールで行われることから、多くの非効率が生じます。新機能は、タスクを自然に管理できる仕組みとして開発され、進捗を可視化することで業務生産性を向上させることを目指しました」と語っています。

Re:lationの総合力

「Re:lation」は、メール、電話、チャット、SNSなどの問い合わせを一元管理し、チーム内で情報を共有します。業務進捗を正確に把握することで、ミスを防ぎながらも標準化を実現します。すでに6,000社以上の導入実績を持ち、企業の生産性向上に貢献しています。

おわりに

新機能「タスク管理・プロセス管理」は、業務の効率化だけでなく、顧客対応の質を向上させるための基盤となります。今後もRe:lationの発展に期待が寄せられます。

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