株式会社UPSIDERがクラウドメール室を活用し業務効率化を実現

株式会社UPSIDERがクラウドメール室を導入し、業務効率化に成功

株式会社UPSIDERは最近、トドケールが提供する郵便物管理システム『クラウドメール室』を導入しました。この新しいシステムは、ハイブリッドワークを実現する中での郵便物管理の課題を解決するために設計されています。

UPSIDERの挑戦

UPSIDERは、ミッションとして「挑戦者を支える世界的な金融プラットフォームの創出」を掲げています。法人カード「UPSIDER」とビジネスあと払いサービス「支払い.com」を通じて、企業の成長を支援しています。近年、リモートワークとオフィス勤務を組み合わせるハイブリッドワークを導入しましたが、郵便物管理においていくつかの問題が生じていました。

課題とその影響

従来の郵便管理サービスでは、回収された郵便物が手元に届くまでに1から2週間の時間がかかり、そのために業務が遅延することがよくありました。また、郵便物のPDF化は追加料金が必要だったため、気軽に利用できず、出社時に手続きが必要とされていました。これらの課題は日常業務に大きな影響を与え、従業員の負担を増やしていました。

クラウドメール室の導入

UPSIDERは、これらの問題を解決するために『クラウドメール室』の導入を決定しました。このシステムは、郵便物の回収プロセスを大幅にスピードアップすることが期待されていました。具体的には、転送にかかる時間が、従来の1〜2週間から最短4日から最大1週間に短縮されました。これにより、必要な書類の確認が迅速に行えるようになり、クライアントとのコミュニケーションがスムーズになることが実現しました。

導入による効果

1. リードタイムの短縮: 従来の郵便物の転送時間が劇的に短縮され、業務効率が改善されました。

2. PDF化のコスト削減: クラウドメール室ではPDF化がプラン料金に含まれており、リモートワーク中でも簡単に郵便物を確認できるようになりました。これにより、出社する必要がなくなり、一回あたりの対応工数を削減しました。

3. セキュリティの強化: 機密情報を多く扱っているUPSIDERにとって、郵便物の閲覧権限を管理することは重要です。クラウドメール室では、部門ごとの閲覧権限を追加料金なしで管理できるため、業務の効率化とともにコスト面でもメリットがあります。