デジタルガレージが新しいワークフロー基盤「SmartDB(R)」を導入し業務効率化を図る

デジタルガレージ、ワークフロー基盤の変革を実施

株式会社デジタルガレージは、新しいワークフロー基盤「SmartDB(R)」を導入し、業務の効率化を目指しています。この新システムは、特に企業規模が拡大している背景から、より一層の内部統制の強化や業務最適化を図るための重要な一歩となります。

導入の背景とは？

デジタルガレージは、年間決済取扱高6.2兆円を誇る国内最大級の決済プラットフォームを中心に、マーケティング事業やスタートアップへの投資などを行っています。最近の事業拡大に伴い、従業員数も1,000名を超え、大企業としての組織運営を再評価するタイミングにあります。これは、既存のワークフローシステムに数々の課題があったため、見直しが必要だったからです。

既存システムの課題

- システム化不足: 計算処理はExcelに頼る部分が多く、ワークフロー間のデータ連携ができないため、手作業での転記が頻発しました。
- 高いメンテナンス負荷: 400種類ものワークフローが存在しており、業務変更時のメンテナンスが厄介でした。
- 業務運用の人依存: 確認すべき申請内容をすべて人がチェックするため、業務統制の問題が生じていました。

SmartDB(R)の選定理由

デジタルガレージは、今後の事業拡大を見据えた際の柔軟性や外部接続性を求め、新たなワークフローシステムを検討することになりました。その中で、全体最適化に必要な機能が備わっている「SmartDB(R)」が選ばれました。以下のような評価ポイントがあります。

- 業務プロセスの自動化: 自動計算や集計が可能で、ノーコードでのワークフロー構築が実現されました。
- ワークフローの集約: 申請内容に応じて自動で入力項目を切り替え、メンテナンス対象を大幅に減少。
- 業務統制の強化: システムによる業務統制が実現され、必要な入力や承認ルートが変更できる機能があります。

導入効果と今後の計画

その結果、2024年1月から3ヵ月のプロジェクトを経て、400種類あったワークフローを30種類へと集約することに成功しました。この移行によって、申請者やシステムメンテナンスにかかる工数が大幅に削減され、承認ルートの自動設定や証跡管理を通じてグループ全体の内部統制強化が可能となりました。

さらに、今後は外部システムとの連携も計画しています。SmartDB(R)と電子契約システムを連携させることで、契約業務の運用を2024年7月から開始予定です。これにより、各グループ会社の特性に応じた運用が実現されることでしょう。