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北海道庁がGMOサインを利用し契約業務を効率化

北海道庁が、GMOグローバルサイン・ホールディングスの提供する電子契約サービス『GMOサイン』を導入したことで、従来の面倒な紙の契約業務から脱却し、大幅な時間とコストの削減を実現しています。この取り組みは、広大な地域を有する北海道の地理的条件に特に有効であり、今後の自治体業務のデジタル化を推進していく重要な一歩となっています。

日本一広い自治体の悩み

日本全国の面積の約22.1%を占める北海道ですが、その広大さ故に契約書の郵送や来庁手続きには多くの時間がかかります。特に、事業者が移動するための時間は1時間を超えることが一般的で、その分の手間やコストが地域経済に負担をかけていました。この問題を解決するために、GMOサインが導入されることになりました。

電子契約による利便性の向上

GMOサインを活用することで、事業者は非対面での契約締結が可能となり、郵送や来庁の手間を省くことができました。導入から約1年の間に、北海道庁は電子化した契約件数が13,000件を超え、これは電子契約導入の成功を示すものです。

さらに、電子契約の導入により、これまでは事業者が負担していた公共交通機関の利用料金や移動時間も大幅に削減されることとなりました。これにより、実際の事業者からはコスト削減の効果が実感されています。

時間とコストの具体的な削減効果

契約書の郵送に伴うコストが削減されたことも特筆すべき点です。例えば、契約1件あたりの郵送コストを180円と仮定すれば、約2,340,000円もの削減が実現しています。また、紙代や印刷代、作業時間の削減も合わさり、全体的な業務の効率化が進んでいます。

事業者からの好評と電子契約の普及

事業者の方々からも、GMOサインの導入に対する評価が高まっています。特に、手続きが簡潔になり、印紙代や郵送代などの費用も削減できることから、利用が進んでいるようです。北海道庁の職員も、導入当初は操作性に不安があったものの、簡単に使えることが実証され、今では多くの職員が問題なく利用しています。

デジタル行政の未来への道

今後も北海道庁は『Smart道庁』という取り組みを通じて、地域のデジタル化を更に進めていく方針です。これにより、職員の事務負担を軽減し、道民サービスを改善していくことを目指しています。また、他の自治体でもこのような電子契約が活用されることが望まれています。

まとめ

GMOサインの導入は、単なる電子契約システムの導入にとどまらず、北海道庁における業務の効率化と地域経済の強化に寄与しています。数々のコスト削減や作業効率の向上が実現している今、電子契約のさらなる普及が期待されます。これにより、自治体全体のデジタル化と地域活性化につながることが期待されています。

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