資料を簡単に外部公開！Groupfileの新機能「フォルダ公開機能」

資料を手軽に外部に公開可能な「フォルダ公開機能」が搭載されたGroupfile

株式会社アプルーシッドが展開する資料共有サービス「Groupfile（グループファイル）」は、新機能「フォルダ公開機能」の提供を開始しました。この機能により、企業が保有する資料を外部に効率的に公開することが可能になります。これまでは単体の資料や少数のファイルを共有することが中心でしたが、この新機能により、大量の資料を整理して公開することができるようになりました。

企業活動における資料の外部公開の重要性

企業では営業や採用、研修など様々な場面で資料の外部配布が必要とされます。しかし一般的な社内ファイルストレージでは、外部公開には情報システム部門の許可が必要な場合が多く、迅速な対応が難しいのが現状です。また、自社Webサイトに資料を掲載するには制作会社やCMSでの調整が必要で、手間がかかることが課題でした。このようなニーズから、Groupfileは「フォルダ公開機能」を開発しました。

「フォルダ公開機能」の特長

新たに提供される「フォルダ公開機能」は、Groupfile上のフォルダをそのまま外部に公開することができるのが魅力です。具体的には、以下の2つの閲覧モードが用意されています。

1. ポータル表示モード：このモードでは、製品別や事業部別、年度別に資料を整理して提示します。閲覧者は順番に資料を見ていけるため、特に50枚以下の資料をまとめて見せたい場合に役立ちます。例えば、代理店向けの製品カタログや採用活動における事業部別の資料ポータルなどでは、その各セクションに整理されています。

2. 検索モード：このモードでは、資料をタグでフィルタリングし、大量の資料の中から必要なものを迅速に見つけることができます。スライドのページ単位でプレビュー付きの全文検索が可能で、ナレッジ活用にも適しているのがこのモードの特長です。

このように、フォルダ単位での公開が可能になることで、特に多くの資料を扱う企業にとっては、非常に便利なサービスとなります。

具体的な利用シーン

この機能は、様々な場面で役立つことが期待されています。

- 営業資料の配布ポータル: 代理店やパートナー企業向けに多数の営業資料を整理して公開。これにより、担当者は自分で必要な資料を簡単に検索して閲覧できます。
- 採用資料の配布ポータル: 事業部別の紹介資料や職種別の説明動画をまとめ、候補者に向けてパスワード付きリンクを配布。より効率的な情報提供が可能になります。
- コミュニティ向け資料アーカイブ: 会合や研修で蓄積された資料をタグ付きで公開することで、メンバーは自由にアクセスし、ナレッジベースとして活用できます。

Groupfileの特長

Groupfileでは、ブラウザ上でファイルを直接閲覧できるため、ダウンロード不要の手軽さがあります。これにより情報漏洩のリスクも軽減され、快適な閲覧体験が提供されます。また、パスワード付きリンクを利用することで、共有の安心感があり、誰でも手軽に資料を公開できます。

さらに、シングルサインオン（SSO）に対応しているため、大企業のセキュリティ要件にも完璧に応えることができます。