近畿大学が進める調達業務のデジタルトランスフォーメーションの実践事例

近畿大学が推進する調達業務のDX改革

近畿大学は、大阪府東大阪市に位置する大規模大学で、全6キャンパス、15学部、49学科を抱えています。昨今、同大学はデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、株式会社一貫堂が提供する購買管理システム「KOBUY」を導入し、調達業務の改革に取り組んでいます。この取り組みには、年間5万枚の紙の申請書類を削減し、1500件の立替精算を目指すという大きな目標があります。

DX推進の背景

近畿大学の調達業務には、従来から多くの課題が存在していました。特に、紙の書類を用いた申請や承認のプロセスは、業務の効率を著しく低下させていました。さらに、教員が研究費を利用する際に立替払いを行うことが多く、その手続きが煩雑であったため、大学側にとっても大きな負担となっていました。

具体的には、年間5000件の研究費支出のうち約1500件が立替払いで、これが業務負担を増大させる要因となっていました。そこで、近畿大学はDXを通じて、資料準備にかかる時間を削減し、業務の効率を向上させる必要があると判断しました。

KOBUY導入の効果

「KOBUY」の導入によって、近畿大学では以下のような効果が期待されています：

- ペーパーレス化の実現：申請や承認の過程から紙を排除し、業務がデジタル化されることで、紙の申請書の必要がなくなりました。
- 業務負担の軽減：教職員が直面していた立替精算の手間を大きく削減し、効率よく業務を進めることが可能となりました。
- デジタル連携の強化：サプライヤーとのデジタルなつながりを強化し、発注から受取、請求までのプロセスを円滑にしました。

近畿大学からのコメント

近畿大学の管理部用度課に所属する脇航一氏は、「KOBUYの導入により、調達業務のペーパーレス化が一気に進みました。これにより、業務の効率が大幅に向上しています」と述べました。また、学術研究支援部補助金事務課の杉田晃一氏は、「研究費の立替精算を大幅に削減できることで、教員や職員の双方に大きなメリットをもたらします。業務が軽減されたことを実感しています」と語りました。