鹿児島県信用保証協会に導入されるメール管理システム「GrpMail」

ココペリグループの子会社であるキー・ポイント株式会社が、鹿児島県信用保証協会に先進的なメール管理システム「GrpMail」を導入することが決定しました。このサービスは、2025年11月1日から正式に稼働を開始します。

「GrpMail」は、過去21年間にわたり多くの企業に支持されてきたメール共有管理システムで、特に金融機関に対するニーズが高まっている背景があります。主に、安全性と利便性を兼ね備えたメール情報の共有を実現するものであり、メール送信ミスや情報漏洩リスクを大幅に低減する効果が期待されています。

導入の背景

近年、金融庁の監督指針により、デジタル化とリスク管理の強化が求められています。このため、金融商品取引業者には顧客資産の保護に関する詳細なルールが求められており、「GrpMail」の導入はこれを推進し、リスク管理の一環としての役割を果たします。「GrpMail」は、営業店毎に共有メールアドレスを運用できるため、個人メールの使用に伴う分散リスクを軽減しつつ、顧客とのスムーズなコミュニケーションを可能にします。

また、鹿児島県信用保証協会は、従来のメール環境における業務負担の増加やPPAP方式に伴うセキュリティリスクなどの課題を抱えており、その解決策として「GrpMail」の導入を決定しました。

「GrpMail」の特徴と機能

「GrpMail」は、共有メールアドレスを利用した一元的なメール管理が可能なシステムです。シンプルなユーザーインターフェースが特徴で、教育コストの削減と業務効率化を促進します。主な機能は以下の通りです。

- 権限別管理: 各ユーザーの権限を設定し、組織全体のメール運用の安全性を確保する。
- 上長承認機能: メール送信時に上長の承認が必要かどうかを設定できる。
- タグ管理: メールにタグを付けて分類し、効率的な検索ができる。
- 放置メール警告: 未対応のメールにアラートを出し、対応漏れを防止。
- 対応履歴: 誰がどのメールに対応したかを管理し、透明性のあるコミュニケーションを実現。
- 通報機能: 不審なメールを迅速に報告でき、サイバー攻撃のリスクを低減。
- PPAP方式に代わるファイル送信: 「WebFile」との連携により、安全なファイル転送が可能。

鹿児島県信用保証協会のコメント

同協会の関係者は、「大量のメールの対応が追いつかないことがあり、リスク管理の観点からも新しいメール管理システムの導入が必須だと考えていました。『GrpMail』により、メールの振り分けや履歴管理が一元化され、業務の効率化と対応漏れの防止に貢献できると期待しています。」と語っています。

今後の展望

キー・ポイントは、「GrpMail」のサービスをさらに強化し、日本全体の企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を実現するため取り組んでいく方針です。すでに多くの自治体や大企業への導入が進んでおり、今後は全国の信用保証協会への展開も視野に入れています。複数の金融機関でも導入が決定しつつあり、広範な展開が期待されています。

【参考】