ポーラ・オルビスグループ、経理業務の合理化をinvoxで実現

近年、企業の経理業務の効率化が求められる中、ポーラ・オルビスグループは株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」と「invox電子帳簿保存」を導入し、経理業務の大幅な効率化を図っています。この取り組みは、特にインボイス制度や電子帳簿保存法の改正に対応するため、一致団結して進められたものです。

経理部門の統合とシステム選定の背景

2023年にポーラ・オルビスグループでは、各事業会社の経理部門を統合する決定がなされました。この背景には、グループ全体でのシステムの一元化が強く求められていたことがあります。一部の事業会社にはすでに電子帳簿法に対応したシステムがあったものの、グループとして統一した方が効率的であるとの認識が広がりました。

導入を決めた際のキーポイントには、他社製品にはない一括データ出力機能の存在が挙げられます。この機能は、将来的にシステムを変更する際にもデータ移行が円滑に進むという安心感をもたらしました。

invoxシステムの導入効果

実際にinvox発行請求書のトライアルを行った結果、請求書作成が非常に簡易であることに驚きました。このシステムはインボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応しているため、法的な要件を満たしつつ、コスト面でも大きなメリットを感じました。さらに、「迷ったらinvoxに保存」という明確な運用ルールを設けたことで、複雑な業務フローを避け、スムーズな運用が実現しました。

現場の担当者向けには、操作説明会を数回開催しました。このサポートにより、担当者たちは各自のペースで請求書の作成ができるようになり、その使いやすさが高く評価されています。実際、一部の担当者からは「Excelでの作成よりもずっと簡単」といった声が上がっています。

今後の展望

今後、ポーラ・オルビスグループはinvox発行請求書をさらに活用し、海外インボイスの作成や会計システムとの連携を目指しています。また、社内での伝票確認業務の効率化を進めることで、さらなる自動化の実現を目指しています。この新しいシステムを他のグループ会社でも導入することを検討しており、業務のペーパーレス化を目指した取り組みが進められています。

ポーラ・オルビスホールディングスの背景

ポーラ・オルビスホールディングスは、1929年に設立された企業で、ポーラやオルビスなどの基幹ブランドを中心に、さまざまな地域やニーズに合わせたブランド展開を行っています。「感受性のスイッチを全開にする」という企業理念のもと、顧客の期待を超える製品提供に注力しています。持続可能性活動にも力を入れており、グループ全体で革新を追求しています。