AIとRPA技術を駆使した不動産業務の効率化への挑戦

はじめに

不動産業界において、効率化と働き方改革はますます重要です。特に、賃貸管理業務においては、コールセンターの運営が業務の一部を担っています。ハタス株式会社は、名古屋の近郊で賃貸管理を行い、最近、AI（人工知能）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を取り入れることで業務の大幅な効率化に成功しました。特筆すべきは、かつておよそ35時間を要していた定期的な報告書作成業務を1時間程度に短縮できた点です。

背景：業務負担と人材不足の影響

過去には、ハタスのコールセンターは24時間体制で運営され、社員が深夜にも待機して問題解決にあたっていました。しかし、人材不足の影響により、負担が増加し、社員の労働環境は悪化。稼働体制の見直しが急務でした。そこで、コールセンター業務を専門の外部企業にアウトソーシングすることが決定されたのです。この施策により、社員は深夜の待機から解放され、業務負担は軽減されました。

新たな課題：報告書作成の義務化

外注業者からのフィードバックを確認し、自社の管理システムに手動で再入力する新たな業務が発生し、さらに2021年施行の「賃貸住宅管理業法」によって、定期的な報告義務が生じました。これにより、新たに定期報告書が必要となり、業界の報告作成業務が増加しました。効率化の必要性がますます高まりました。

AIとRPAでの業務効率化

ハタスは、こうした新たな課題に対し、AIとRPAを活用した新プロセスを導入しました。外部のコールセンターから得たデータをCSV形式でダウンロードし、それを自動処理するシステムを構築しました。これにより、定期報告書の作成業務の多くが自動化され、手作業に依存することなく、人的ミスも大幅に減少しました。RPAは定型処理を、AIは文章生成を担当することで、両技術の強みを生かした相乗効果を生み出しました。

成果と今後の展望

新プロセスの導入により、報告書作成にかかる時間は約81%削減され、業務効率は飛躍的に向上しました。この成果により、担当者の残業も減少し、他の重要業務にリソースを割けるようになりました。ハタスは今後も「不動産テック」を通じて新たな価値を生み出し、デジタル技術を駆使してサービス品質の向上に努めていきます。