Hubble miniが高浜酸素の文書管理を革新！効率化の実績に迫る

はじめに

昨今、企業の文書管理には高度な効率性が求められています。特に、高圧ガス業界では法律や規制が厳しいため、契約書や許認可証の適切な管理が企業の存続に直結します。そこで注目されるのが、株式会社Hubbleが提供する「Hubble mini」というクラウドサービスです。今回は、高浜酸素株式会社がこのサービスを導入し、どのように業務を効率化したかを詳しく探ります。

高浜酸素株式会社の概要

高浜酸素株式会社は、1954年に兵庫県姫路市で設立され、産業高圧ガスや医療ガスの製造・販売を中心に多角的な事業を展開しています。医療機関や官公庁など幅広い顧客から信頼を得ており、「地域産業、医療、暮らしを支え続ける」という理念のもとで活動しています。しかし、ガス業界は多くの文書を扱うため、管理が複雑であり、大きな課題を抱えていました。

導入前の課題

高浜酸素は、Hubble mini導入前に以下のような課題を抱えていました。

1. 文書検索の手間: 必要な契約書や許認可証を探すのに多くの時間を費やしていました。
2. 期限管理の属人化: 更新の時期が各担当者に依存しており、誤って更新を見逃すリスクがありました。
3. 文書の分散管理: 複数の拠点に文書が分散しているため、一つの拠点から他の拠点に移動して文書を取得する手間が増えていました。
4. 秘匿文書の管理: 秘密性の高い文書の安全な管理・共有が行えていませんでした。

Hubble mini導入後の効果

Hubble miniを導入した結果、同社は以下のような改善を実現しました。

1. 文書の一元管理: 契約書や許認可証などの重要文書を一元化。時間がかかっていた検索が1/5に短縮されました。
2. 自動通知機能: 許認可証や免許の期限が自動で通知されるため、更新漏れのリスクが未然に防止されました。
3. コスト削減: 過去文書のデータ化に要していた2人月分のコストを削減できました。
4. 秘匿文書の管理改善: 権限管理のもとで、秘匿性の高い文書も最新のデータを持って共有することができ、必要な情報をどの拠点からも即座に確認できるようになりました。

取材の背景

今回の取材は、2025年12月に高浜酸素の常務取締役、高浜悠輔様にお話を伺いました。高浜様は、Hubble mini導入の意義を次のように語っています。「文書管理は、ガス事業において非常に重要です。効率的に行わなければ、事業継続が危うくなる可能性があります。Hubble miniがその解決策になりました。」