営業事務におけるExcelの属人化問題とその解決策とは

営業事務におけるExcelの属人化問題とその解決策

株式会社NTTデータビジネスブレインズは、営業事務に関する実態調査を実施し、Excelやスプレッドシートの「属人化」問題が浮き彫りになりました。営業事務経験3年以上の221名を対象に、日常業務でのExcel利用の実態や、そこから生じる問題についてのアンケートを行いました。

調査結果の概要

アンケートによると、9割以上の営業事務担当者が日常業務でExcelまたはスプレッドシートを使用しており、その中で作成される見積書や請求書、発注処理など、業務の基盤がこれらのツールに依存しています。これに伴い、担当者の異動や退職により「誰が作成したかわからない複雑なマクロや関数」が残され、後任者が十苦労する場面が多く見受けられます。

特に、質問の中で「謎のマクロや複雑な関数」への困惑を訴える声が多く、62%が何らかのトラブルを経験したと回答。また、マニュアルがないファイルを使用することも一般的で、「なんとかして使い続けている」という実態には驚きです。

業務の属人化とそのリスク

多くの営業事務担当者は、特定のファイルや業務が自分に集中していることを実感しており、「その担当者が休むと業務が滞る」というリスクを抱えています。これは、属人化が特定の人に業務が依存するだけでなく、組織全体の業務継続性にも影響を与えています。結果として、業務効率が低下し、担当者は改善したいと思いながらも日々の業務に追われているのが実情です。

ファイル管理の困難さ

調査結果では、複数人でのファイル共有の不便さも浮き彫りになりました。読み取り専用の設定で作業が中断することや、どのバージョンが最新版か分からなくなることが多いとされています。さらに、ファイルが重いことで頻繁にフリーズや強制終了が発生し、これは業務効率を大きく損ねる要因になっています。

所要時間と業務の負担

特に注目されたのは、手作業によるコピペや集計作業に費やす時間です。月あたりの負担が1〜5時間未満と答えた人も多いですが、ある程度の時間をかけざるを得ない状況が続いています。これらの手作業は業務フローの見直しを必要とし、早急な改善が求められています。

Slopebaseによる解決策

そうした中で、ノーコード・クラウドデータベース「Slopebase」は、業務の属人化解消の一助となります。プログラミング知識がなくても業務データベースを構築でき、関係者と必要な情報のみを共有できる機能が搭載されているため、業務の可視化が進みます。また、業務の背景を記録できるストーリー機能は、教育・引継ぎの面でも大いに役立つでしょう。

まとめ

営業事務の現場において、Excelは便利なツールである一方、属人化とブラックボックス化の原因にもなっています。今こそ、この課題に対する具体的な対策として、Slopebaseの導入を検討すべき時です。業務がよりスムーズに回る環境を整えることで、営業事務の負担を軽減し、全体の効率を向上させていくことができるでしょう。ぜひ、業務プロセスとナレッジを統合する一歩を踏み出してください。