名刺管理サービスの利用実態調査：リスク認識の乖離

無料の名刺管理サービスの実態とリスク認識のギャップ

名刺管理は、営業活動に欠かせない要素です。業務を効率化させるための重要な資産ともいえる名刺情報ですが、実際にどのように扱われているのでしょうか。最近、名刺管理サービスを利用している企業において、その意識や認識の違いを探るリサーチが行われました。

調査の背景

日々の営業活動で集まる名刺は、通常は営業担当者が個別に管理するケースが多いですが、これが情報の属人化を招き、全体の業務効率を悪化させる要因ともなります。特に、フリーの名刺管理サービスを使用すると、退職後の情報持ち出しや転職先での悪用のリスクを伴います。これを受け、名刺情報を企業全体で一元管理し、共有する形が望まれています。

今回は、名刺管理サービスを利用している企業の営業担当者301名と経営者302名を対象に、名刺管理に対する意識調査が実施されました。

名刺情報の価値観に関する調査

最初に、名刺情報の活用方法について営業担当者と経営者に尋ねたところ、両者とも「社内で共有し、マーケティングや営業活動に利活用すべき」との回答が多く見られました。しかし、名刺情報を「企業の重要な資産」と考える経営者は営業担当者よりも少ないことが判明。営業担当者の43.6%が名刺情報の重要性を認識しているのに対し、経営者は32.1%という結果でした。このことから、経営者の意識には名刺情報に対する低い認識が存在することがわかります。

この背景には、経営者の平均年齢が60歳を超え、名刺のデジタル管理が普及する前に営業を行っていた世代が多いためと考えられます。名刺管理サービスが普及する以前には、組織全体での名刺情報管理が一般的ではなかったことも影響しているでしょう。

営業担当者のリスク認識

続いて、営業担当者を対象にした調査では、75.1%が無料の名刺管理サービスに登録した情報が転職関連サービスに転用される可能性を知っていることがわかりました。にもかかわらず、無料サービスを利用し続ける理由には「コストがかからない」という点が名を挙げられています。これにより、リスクを感じつつも、実際には安易な選択を迫られている実情が伺えます。

また、630%の営業担当者が「情報管理に改善の余地がある」と回答しており、利用している無料サービスの運用上の課題を認識しています。リスクや運用課題を把握しつつ、それを改善する手段がないため、現状維持の選択をせざるを得ない状況が続いているのです。

経営者のリスク認識と対応

一方、経営者を対象にした調査では、30.5%のみが名刺情報の転用リスクを把握しており、約70%はその危険性を認識していないことが判明しました。この結果は、営業担当者からの積極的な情報提供が少ないことが影響していると考えられます。実際、名刺管理サービスの無料利用が続く中で、経営者はリスクを指摘されてもその認識が薄かったことが大きく影響しています。

リスクを把握した経営者のうち、36.3%は「重大な情報流出リスクがある」と認識し、サービス見直しの必要性を感じています。また、名刺情報の漏洩による顧客信頼の損失や、競合他社へ情報が流出する可能性への懸念も寄せられています。これに対する反応には、経営者の約半数が有料サービスへの切り替えを考慮すべきとの意見もありました。

まとめ

今回の調査を通じて、名刺管理サービスにおける営業担当者と経営者の間に顕著な意識の違いが浮かび上がりました。特に、名刺情報を「企業の資産」として捉える経営者の割合が低く、リスクを認識していない結果が懸念されます。ならば、名刺管理サービスの意義を再評価し、企業の基盤を支えるために、経営者自身がそのリスクを理解することが何より重要です。名刺管理の進化が、企業全体の営業活動を活性化させる鍵となることでしょう。

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