会議の“意味”を再考!業務効率を向上させるための調査結果
株式会社識学が実施した「職場の“会議”に関する調査」によると、20代から50代の会社員の75%が会議に出て「意味がない」と感じた経験があることが分かりました。特に「単なる報告会」や「準備不足」がその原因として挙げられ、多くの職場で不満が蔓延しているようです。
調査の背景
近年、リモートワークやハイブリッドワークが普及すると共に、会議の形式や目的も変わってきました。それにもかかわらず、会議の生産性に対する疑問は依然として多いのが現状です。業務時間中に行われる会議の中には、結論が出なかったり、単なる報告の場になったりといったケースが多く見受けられます。この問題の解決を目指して、今回の調査が実施されました。
調査結果の詳細
調査は、2268人の会社員を対象に行われました。その結果、会議が定期的に行われている職場が66.4%に上ることが明らかになりました。参加している会議の種類では、「部署や部門での会議」が最も多く67.7%でしたが、「全体会議」と「部署のミーティング」に対する不満も見られました。
会議の回数や時間設定も調査の対象になり、週に1回未満参加している人が49.3%、会議の平均所要時間は「30分以上1時間未満」が最も多いという結果が得られました。
多くの意見が集まった「意味がない」会議
会議に参加して「意味がない」と感じる回答者は75%に達しました。その背後には、下記のような要因が存在しています:
- - 報告会中心: 内容が単調で、メールで確認する方が早いとの意見が多かった。
- - 準備不足: 目的が不明確なまま始まることが多く、結論が出ないままダラダラ続くことが問題視された。
- - 関係がない: 自分の業務に関連のない話題ばかりで、有益さを感じられない意見が目立った。
これらの結果から、職場の会議の生産性向上には、会議の質が関わっていることが読み取れます。しかし、実際に会議が意味のあるものになっていない例が数多くあり、参加者側にもその認識が共有されていないという実態が伺えます。
意義ある会議のための改善策
どうすれば会議を有意義にできるか、その改善策は「会議の目的を再確認し、参加者の共通理解を図ること」です。具体的には、以下の3点を中心に進めるべきでしょう:
1.
事実情報の事前収集: 事前にデータを収集し、準備をする。
2.
行動計画の策定: 会議の中で、次に何をするかの行動計画を明確にする。
3.
結果の約束: 次の会議ではどんな結果を期待しているのかを示す。
このように、上司と部下の関係性を活用しながら、会議の意味を再考することが重要です。
まとめ
調査結果から見えるように、多くの会社が会議を重視しています。しかしながら、参加者が有意義に感じるためには、会議のプロセスや内容を見直す必要があります。今回の調査は、ぜひ今後の会議の改善に役立てていただきたい内容です。
調査の概要
- - 調査機関: 株式会社識学
- - 調査対象: 20歳〜59歳の会社員(正社員)
- - 調査期間: 2025年1月8日〜10日
- - 調査方法: インターネット調査
この調査が業務効率の向上に繋がることを期待しています。