生成AI議事録の活用実態と導入ガイド：会議効率化を実現する方法

はじめに

近年、生成AIが急速に発展し、さまざまな業務における効率化が期待されています。その中でも特に注目を集めているのが議事録作成の自動化です。Ragate株式会社は、情報システム部門やDX推進室に所属するビジネスパーソン506名を対象に独自調査を行った結果、生成AIの利用が進んでいることが明らかになりました。本記事では、この調査結果をもとに、議事録作成における生成AIの実態と導入ガイドを詳しく紹介します。

生成AI活用率と工数削減

調査によれば、議事録作成や要約に生成AIを活用しているのは28.1%の企業です。具体的には、会議ごとの議事録作成にかかる時間が約2時間削減できると試算されています。議事録作成には通常1〜2時間かかるとされ、会議中はメモに追われがちで、議論に集中できないという課題が根強い中、生成AIの導入は解決策の一つとして期待されています。

ツールの選定と比較

生成AIを用いるツールの中で特に人気を集めているのが、Copilot for Microsoft 365です。このツールはTeams会議と統合されており、リアルタイムの文字起こしや自動要約、アクションアイテムの抽出が可能で、その利用率は39.2%に達しています。一方、ChatGPTのような汎用的なツールも活用されていますが、議事録利用の際には別途で文字起こしを行わなければならず、ワークフローに手間が残ることが指摘されています。

ROIの試算

議事録作成の従来のワークフローでは、会議1時間に対し約2〜3.5時間の作業時間がかかることが一般的です。しかし、生成AIを導入することで、AIによる要約の確認・修正のみで済むようになり、1会議あたり約2時間の工数削減を実現できます。これにより、年間で最大250万円のコスト削減が見込まれ、企業にとっては大きなメリットとなっています。

導入のハードル

一方で、生成AIツールの導入には機密情報の取り扱いや要約精度に関する懸念も存在します。特にM&A情報や顧客情報といった重要なデータを含む場合、外部クラウドへのデータ送信には慎重になる必要があります。このため、エンタープライズグレードのデータ保持ポリシーの確認や、社内での特別な生成AI基盤の構築が必要とされています。

今後の展望

AI議事録ツールの普及は、単なる議事録の自動化にとどまらず、組織の知識管理基盤へと進化することが期待されます。これにより過去の会議内容を容易に検索・参照できるようになり、企業の意思決定に貢献することが可能となるでしょう。まずは自社の会議環境を見直し、パイロットプロジェクトとして少人数の会議からAI導入を開始することが推奨されます。