学童保育の現場を変える「Hokally」導入で効率化が実現

9施設を運営するNPO法人でんでんむし、業務効率化を実現

千葉県流山市に拠点を置くNPO法人でんでんむしは、9つの学童クラブを運営しており、2025年6月からVISH株式会社の学童保育支援システム「Hokally（ホーカリー）」を導入することを発表しました。このシステムの導入により、請求業務が大幅に効率化され、複数の施設の状況をリアルタイムで把握できる体制が整いました。

NPO法人でんでんむしの概要

2013年に設立されたNPO法人でんでんむしは、流山市が指定する管理者として運営されており、八木北小学校、小山小学校、長崎小学校を中心に計9施設を展開しています。2026年度には1,000名を超える児童を受け入れる予定で、ますますの成長が期待されています。

学童クラブの理事長、小沼みはる氏は「私たちの使命は『生きる力を育む』こと。生活と遊びを提供することで、集団生活の中で自立心や協調性を育むことを目指しています」と話しています。

導入の背景と抱えていた課題

課題1: 複雑な請求業務

これまででんでんむしでは、料金算出に伴う業務の多くを手動で行っていました。ICカードによる簡易的な打刻システムを使用していましたが、実績時間やお弁当代、独自の延長料金の計算を行う際には手動で確認する必要があり、職員の負担は大きいものでした。請求書の作成や配布も時間を要し、職員の労力が課題となっていました。

課題2: 保護者からの要望

保護者からは「アプリで利用申請をしたい」「入室通知をリアルタイムで受け取りたい」という声が高まっており、便利な情報共有の必要性が求められました。しかし、従来の連絡手段は紙と電話が主体で、どのように効率的に保護者と連携を図るかが問題でした。

「Hokally」導入による5つの効果

NPO法人でんでんむしが「Hokally」を導入することで、以下の5つの効果を実現しました。

1. 請求業務の自動化
延長料金計算をアプリが行い、保育料の計算から口座振替までがワンストップで処理可能となりました。これにより、従来丸1日かかっていた業務が約1時間に短縮されました。

2. リアルタイム管理が可能に
本部では全施設の登所人数や状況をリアルタイムに把握でき、保護者への一括連絡もアプリを通じてスムーズに行えるようになりました。

3. オンライン化の推進
学童クラブ恒例行事のフォトコンテストがアプリ内で投票できるようになり、参加者はオンラインで支持を表明できるようになりました。

4. 出欠管理が簡素化
保護者はアプリから入室申請をできるため、従業員が電話で対応する必要がなくなり、名簿作成の負担が軽減されました。

5. 事務作業の大幅削減
出欠名簿の自動集計が可能になり、事務作業によるストレスが軽減され、職員の働きやすい環境が整いました。

今後の展望

今後、でんでんむしでは手書きの「保育日誌」や「活動記録」のデジタル化を進め、さらに「Hokally」を活用した業務の効率化を図っていく計画です。

理事長の小沼氏は、VISH株式会社のサポート体制について「新しいシステムを導入する際にはいつも助けられており、安心して運用できています。今後もサポートを期待しています」と述べました。