電話業務を一新するAI要約の実績、株式会社アセンドの取り組み

画期的な電話業務の効率化モデル

株式会社アセンドが提供する「RecACE plus」は、電話業務に革新をもたらすAI要約機能を持ったクラウドサービスです。この機能が、販売パートナー企業である株式会社ミモザ情報システムにより、自社実践としての運用モデルが公開されました。このモデルにより、3分の通話をわずか10秒で把握できるようになり、情報共有の効率が飛躍的に向上しています。これまで電話応対においては手書きのメモや記憶に頼っていましたが、AI要約機能を活用することで、その依存から脱却し、業務の効率化を実現しました。

背景

電話での注文業務には、型番や数量など、細かい確認が必要です。特に高齢者への対応などでは、聞き取りミスが生じやすく、正確な記録がサービス品質に直結します。しかし、少人数体制の営業現場では、記録が担当者の記憶や手書きメモに依存しがちであり、記録方式の統一や振り返りが個人任せになってしまう問題がありました。このような課題を解決するために、RecACE plusは通話録音とAI要約を通じて、確実な記録管理に取り組むことができます。

運用モデルの内容

この運用モデルでは、固定電話の通話録音、AIによる自動文字起こしと要約、録音データのクラウド保存、そしてPCやスマートフォンからのアクセスを可能にするシステムを基盤としています。通話の内容がいつでも振り返れる状態に保たれるだけでなく、注文内容の客観的な確認も可能になります。

使用されたAI要約機能は、3分程度の通話を数十秒で要点を把握できるようにするため、確認作業の時間を大幅に短縮します。また、生成AIツールを使って、文字起こしデータを自動で社内共通フォーマットに整形することで、営業記録の作成も効率化され、担当者による手入力の負担も軽減されました。

様々な利点

本運用モデルを導入したことで、電話注文や商談の内容が客観的な記録として残るようになりました。これにより、従来は手書きや記憶に依存していた確認作業が、録音データに基づいて行えるようになります。以前は確認作業そのものが困難だった現場にとって、録音をいつでも聞き返せる環境が整ったのは、大きな安心材料となっています。

さらに、AIによる要約で通話全体を聞く必要がなくなり、確認業務にかかる負担が軽減され、記録の整合性も向上しました。実際の通話データに基づいた品質振り返りも容易となり、業務の向上につながっています。

これからの展望

株式会社アセンドは、今回の運用モデルを多くの事業者に向けて発信していく予定です。特に電話が重要な受注手段である企業に向けて、業務の標準化や効率化が求められる今、録音と記録の一元化を提案していきます。また、走行中でも録音ができる「RecACE plus for Mobile」のサービスも展開し、社外での通話記録の標準化に寄与することも目指しています。

このように、株式会社アセンドは電話業務の高度化をサポートするため、豊富な知見を基にしたシステム開発を進めていきます。今後の成果に期待が寄せられています。