テックタッチ導入で都城市の業務時間が劇的に削減された理由とは

皆さん、デジタル化の波が自治体にも押し寄せています。特に、宮崎県都城市では、AI型デジタルアダプションプラットフォーム「テックタッチ」を導入することで、業務の効率化を図っています。初月の運用で2800時間もの業務時間を削減したとのことですが、これは一体どういう成果なのでしょうか？

導入の背景

都城市では、それまでの財務会計システムにおいて、必須項目の入力漏れや日付の誤入力といった問題が発生していました。これにより、会計課からの差し戻しが頻発しており、業務がスムーズに進まない状況だったのです。また、個別のシステム改修を行えば多大な費用がかかるため、柔軟に対応することができずにいました。

そこで、都城市はシステムの刷新のみならず、業務ルールや運用も見直すことを決断しました。これが「テックタッチ」を導入した大きなきっかけとなります。

導入の決め手

「テックタッチ」はシステム改修を必要としないため、既存の業務フローに柔軟に組み込むことができ、操作ガイドや注意事項を画面上に表示することが可能です。これにより、現場の職員は迷うことなく業務を遂行できるようになりました。

さらに、LGWAN環境に同対応しているというメリットもありました。これにより、行政業務に特化した伴走支援も受けられる点が大きな魅力となりました。

活用効果

テックタッチの導入は単なるツール追加ではなく、業務改革の出発点として位置づけられました。このプロジェクトは全庁で進められ、導入の約半年前から検討会を重ねていました。

具体的には、約30項目にわたる業務改善が実施され、特に分割払チェックリストの廃止や納品書兼請求書の許容といった現場のニーズに即した改善が施されました。これらは「テックタッチ」の操作ガイドやツールチップとしてすぐに反映されました。

現場職員が自身の知見を活かしながら、300本の操作ガイドとツールチップを内製した結果、業務の実態に即した改善が実現しました。従来のように業務改善を行った後にシステム改修をするのではなく、両者を同時進行で実施したのです。運用がスタートしてからも、PDCAサイクルを回し続け、改善点を迅速に反映する体制を築きました。

導入からわずか月で、業務時間が2800時間も削減された理由はこのような取り組みの結果です。使い方に関する問い合わせや入力漏れもほぼゼロとなり、他の部署からも同様のシステム導入希望の声が上がっています。

今後の展望

都城市では、今後もルールベースでは難しい入力ミスをAIでチェックする仕組みや、生成AI「zevo」との連携などを視野に入れ、さらなる業務の効率化を進めていく予定です。

都城市について

都城市は宮崎県の南西部に位置し、豊かな自然に恵まれた人口約16万人の都市です。肉や焼酎の生産が盛んな地域でもあり、デジタル化推進にも力を入れています。市長が自らCDOとして就任し、AIを前提とした業務の見直しを進める中で、テックタッチの導入が大いに寄与しています。

この取り組みは、都城市のさらなる成長と発展の鍵となるでしょう。今後の動きから目が離せません。