リーガルテック社、化学業界向け監査資料管理の新テンプレートを発表

リーガルテック社の新たな取組について

リーガルテック株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：平井智之）は、新しい「監査資料管理テンプレート」の提供を開始しました。このテンプレートは、化学・素材業界の企業が直面する監査・内部統制の課題に対処するために開発されており、同社が提供するM&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」を活用して導入されます。

化学・素材業界の特性

化学・素材産業は、製造プロセスの複雑性や規制に対する多様な対応が求められるため、資料管理や内部統制が非常に困難です。特に、製品の安全性や品質を保証するための試験データ、製造記録、環境規制に関連する文書は多岐にわたり、法令の遵守が義務付けられています。これに伴い、資料の保管や管理が複雑化し、版管理や情報共有における課題が生じています。

情報共有の重要性

監査プロセスにおいては、内部監査や外部監査、第三者機関との情報交換が必要不可欠です。しかし、製造ノウハウや配合情報の機密性が高いため、適切な資料開示が困難になることもあります。こうした状況は、関係者の多様性からさらに複雑化し、属人的な運用では対応が難しくなります。

情報統制の必要性

監査対応においては、資料の真正性や追跡可能性を確保するための仕組みが欠かせません。例えば、誰がいつどの資料を閲覧したかの記録や、差替え時の旧版の保管、Q&Aの記録などが求められます。これらのプロセスを体系的に管理することが、監査の成功に繋がります。

監査資料管理テンプレートの内容

リーガルテック社が提供する監査資料管理テンプレートは、内部監査や外部監査、規制当局に対する対応を視野に入れて設計されています。具体的な内容は以下の通りです：

- 資料分類：監査の種類による資料カテゴリの設定
- 権限設計：部門別や関係者別のアクセス権限の定義
- 開示段階管理：監査フェーズに応じた資料開示範囲の設定
- 閲覧範囲管理：内部・外部関係者の閲覧範囲の分離管理
- 閲覧ログ確認：誰がいつどの資料を閲覧したかの記録や確認機能
- Q&A管理：質問や指摘事項の記録と管理フロー
- 差替管理：資料の修正や差替え時の旧版保管と変更理由記録ルール
- 版管理：資料の改訂履歴やバージョン管理の運用基準
- ステータス管理：各資料の対応状況の可視化フロー

利用シーンの具体例

このテンプレートは多様な利用シーンに最適化されているため、定期的な内部監査の準備や外部監査法人への資料提供、さらには規制当局への対応まで幅広く活用されます。また、業界特有の是正措置管理や事業統合時のデューデリジェンスにも対応可能です。

リーガルテックVDRによるサポート

リーガルテック社は、監査資料管理テンプレートの基盤として「リーガルテックVDR」を提供しています。これにより、機密性の高い情報を適切に管理しながら、必要な範囲で外部関係者との情報共有を安全に行うことが可能です。アクセス権限の設定や閲覧履歴の管理、Q&Aのやり取りも一元管理され、監査プロセスの効率化が図られます。