AIで実現する入社手続きの効率化：手間を省く文書処理自動化の導入

AIで実現する入社手続きの効率化

近年、企業の人事部門においては、入社手続きの煩雑さが大きな課題となっています。特に、給与振込口座情報などの確認作業は多くの時間と労力を要します。これに対処するため、INTSIGが提供する「DocFlow」という文書処理自動化ソリューションが注目を集めています。

DocFlowの機能

DocFlowは、入社候補者がオンラインで提出する情報をもとに、添付された確認資料との照合を自動で行うシステムです。このシステムにより、人事担当者は一人分ずつ資料を確認する必要がなくなり、確認が必要な差異のみを抽出して効率的に処理できます。

具体的には、入社予定者が給与振込口座をオンラインで申告し、その際に添付した資料から必要な情報をAIが自動的に抽出します。この抽出された情報は、人事担当者が確認すべき項目として整理され、必要に応じて人への問い合わせを行うプロセスが整っています。

課題解決の仕組み

入社手続きに必要な口座名義や口座番号は、金融機関の種類や書類の形式ごとに異なる表示がされることが一般的です。しかし、DocFlowはINTSIG独自のAI技術を用い、文書内の文字情報やレイアウトを解析することで、一貫した形式に整形しつつ、照合が可能になります。

たとえば、申告された口座番号と読み込まれた番号が一桁異なった場合、その項目を人事担当者に提示します。担当者はこの情報を基に、原本の確認を行ったり、入力内容の確認を依頼したりできます。この一連のプロセスにより、確認作業の効率化が図られるのです。

外国語文書や手書きの対応

DocFlowは多言語文書や手書きの申請書類にも対応しており、さまざまな形式の書類から必要な情報を正確に抽出できます。たとえば、海外機関が発行した資格証明書から有効期限を抽出し、申告データと照合することも可能です。これにより、国際的な属性を持つ従業員の資料処理もスムーズに行えます。

導入事例と効果

ある企業の人事部門では、従業員の休暇申請においてもDocFlowを導入しました。以前は申請書類を一件一件手作業で確認していましたが、DocFlowの導入により、添付資料から必要な項目が自動で抽出され、確認すべき申請のみがピックアップされるようになりました。この結果、担当者の負担が大きく軽減されています。

企業への提案

入社時の添付資料確認に時間を要している企業のために、INTSIGでは技術検証の相談を受け付けています。具体的には、個人情報を含まないサンプルを用いて、どの情報を読み取れるか、どのケースで人による確認が必要かを実際に検証するサービスが提供されます。これにより、企業個々の運用に沿ったカスタマイズが可能になります。

INTSIGの背景

INTSIGは2006年に設立されたAI企業であり、画像処理や文書解析に特化した技術を基にした製品を展開しています。企業向けのAI製品「TextIn」を通じて、企業の文書管理業務を可能な限り効率化することを目指しています。

このように、DocFlowは入社手続きにおける文書確認作業の時間と手間を大幅に削減し、企業の人事部門における業務の効率化に大いに寄与しています。今後、さらに多くの企業での導入が期待されます。