企業イベントのデジタル化が進む中、WEB招待状の利用実態を探る

株式会社ココチエが提供するウェブ招待状サービス「ヨブナラ」は、企業イベントのデジタル化において重要な役割を果たしています。本稿では、2025年に実施されたヨブナラのWEB招待状の利用実態を分析した調査結果を元に、企業イベントにおけるWEB招待状の傾向や実績について詳しく見ていきます。

1. イベント用途に関する調査結果

調査によると、ウエブ招待状が利用されるイベント用途の中で最も多いのは「創立記念パーティー」であり、全体の35%を占めています。これに続く形で「レセプション」が18%を占めており、上位2つの用途で50%近くを占めています。つまり、企業にとっての重要な記念日や外部のゲストを招くイベントが中心であり、高いホスピタリティが求められる場面での利用が目立ちます。

2. イベント開催時期の集中

企業イベントは、特に9月から11月にかけて多く開催される傾向が見られ、この3か月に全体の約40%が集中しています。この時期にイベントが活発化する理由として、気候の安定性や年末の繁忙期前という事情があると考えられます。

3. ゲスト数に関する調査結果

ゲスト数に関しては、30人から100人規模のイベントが全体の61%を占めており、最も多かったのは51〜100人規模のイベントでした。大規模なイベントでは301人以上に及ぶケースもあり、その中には2,500人を招待したメガイベントも存在しています。

4. 開催場所に関する調査結果

イベントを開催する場所として最も多かったのは「ホテル（宴会場）」で、31%を占めています。続いて「イベントスペース」が21%、そして自社施設が17%となっており、社外のゲストを招く際には格式や設備が整った会場が選ばれる傾向が見て取れます。自社施設を利用する企業もあり、実際にオフィスをイベント会場として使用するケースも増加しています。

5. 準備期間に関する調査結果

イベント準備の際には、31日から60日以前に準備を開始するケースが最も多く、全体の37%を占めています。その後、61〜90日前が23%、91日以上が21%となっています。これは、多くの企業が参列者に十分な案内時間を確保する設計に基づいていることが分かります。特に「創立記念パーティー」では、約70%が61日以上の準備期間を取ることが多いとされています。

6. QR受付導入の進展

さらに、大規模な300人以上のイベントでは、90%を超える高い割合でQR受付が導入されています。ゲストの人数が増加するにつれ、QR受付の導入率も上がり、効率化や来場者データの即時管理へのニーズが高まっていることが伺えます。

まとめ

この調査から、企業イベントにおけるWEB招待状の活用は急速に広がっており、創立記念パーティーやレセプションといった社外ゲストを招く場面での利用が著しいことが確認されました。QR受付の導入が進む中、受付業務の効率化ニーズも高まっており、企業のイベント運営のスマート化が進んでいます。今後も、ヨブナラはこうしたニーズに応える形で、より快適でスムーズな環境づくりに貢献していくことが期待されます。