HELP YOUを活用した広報業務の効率化と未来志向の施策

近年、企業の広報活動はますます複雑化し、少人数のチームで質の高い情報発信を行うには高度な工夫が求められます。そんな中、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を活用したシマダグループ株式会社が、業務効率化と未来志向の広報施策を実現した事例を紐解いていきます。

背景と導入の理由

シマダグループ株式会社は、創業から一貫して業務を外注する文化がなく、広報チームは私を含む2名の少人数で運営されていました。このため、業務が限られてしまい、広報の役割を十分に果たせていないという課題を抱えていました。そんな中で、HELP YOUを通じての外注を検討し始めました。私たちの目的は、「本当に自分がやるべきこと」に集中し、広報業務の質を向上させることです。

業務の質とスピードの向上

HELP YOUに依頼した業務の中で特に成果を感じているのは、広報関連のルーティン業務のアウトソースです。受信した膨大なメールの確認や、グループニュースの更新を依頼することで、情報発信の頻度が飛躍的に向上しました。前までは何度も更新作業が後回しにされていたのですが、HELP YOUを活用することでSEO効果も感じられるようになりました。また、メディア掲載の換算値の算出やデータ管理も効率化され、各部署からの問い合わせにも迅速に対応できるようになりました。

特に驚いたのは、プレスリリースの発信先をまとめたメディアリストの更新です。かかった時間が想像以上に短く、HELP YOUのスタッフは驚くべき効率で業務を完了させてくれました。これにより、自社での長時間の作業に追われることなく、本来の業務に取り組む余裕が生まれました。

共に働くパートナーへ

HELP YOUとのコミュニケーションは、基本的にディレクターを介して行われますが、そのおかげで情報が一元化され、やり取りがスムーズです。依頼内容はディレクターによって適切にスタッフに伝えられますし、業務依頼もストレスフリーで行えるようになりました。また、カジュアルな雑談を交えながらお互いの会社の近況について語ることで、より信頼関係を築くことができています。HELP YOUは単なる外注先ではなく、共に働く仲間としての感覚を持っています。

より未来志向の施策へ

HELP YOUに業務の一部を委託することで、広報として本来の役割を見つめ直す時間が確保できました。これまで緊急性の高くない業務に後回しにされていたアワードへの応募や新規開拓などに着手できるようになりました。また、広報としてのコミュニケーションにおいても「これはプレスリリースにした方が良いのでは？」という提案ができるようになり、より本質的な仕事ができるようになっています。さらに、自社の広報チームでのミーティングもタスク中心から、未来の視点に立った話し合いにシフトしています。

まとめ

HELP YOUを導入することで、シマダグループ株式会社は広報業務の質と効率を大幅に向上させることに成功しました。「外注」ではなく「共に働く」という関係性を築きながら、広報の未来を見据えた施策を推進しています。今後もこのプロセスを通じてさらなる成長を目指していきます。詳細なインタビューはこちらからご覧ください。