産休を機に業務を再設計！フジ子さんで業務効率を向上

BPOテクノロジー株式会社（以下、当社）が運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」は、業務のアウトソーシングによって企業の業務効率を著しく改善しています。今回は、アビリティーセンター株式会社（以下、アビリティーセンター）における「フジ子さん」の活用事例を掘り下げていきます。

導入の背景

アビリティーセンターは職種に応じた人材派遣や人材紹介、教育研修などのサービスを提供している企業です。産休取得という重要な局面を迎え、社員の後任についての議論が持ち上がりました。そこで、優先すべきはコア業務への集中であり、業務の属人化を防ぐために、オンラインでのアシスタント活用を検討しました。

この理由から、「フジ子さん」の導入を決定したのです。社員が本来の業務に従事できる環境を整え、業務の流れをスムーズにすることが急務でした。

導入の決め手

アビリティーセンターでは、新しい経費精算システムの導入を考えていました。“フジ子さん”は、このサポートが充実しています。システム導入時の支援から、導入後のチェック業務に至るまで一貫して依頼可能で、契約後も内容の変更ができる柔軟性が、導入の決定的な要因となりました。

現在の活用状況

導入後、アビリティーセンターは「フジ子さん」を通じて毎月の勤怠チェックや経費精算に関するインボイス要件の確認業務を中心に活用しています。そのほかにも、エンゲージメントサーベイの結果整理や人事生産性レポートの作成など多岐にわたる業務を依頼しています。

新しい業務を頼む際は、必要な資料と具体的な依頼内容をテキストで共有し、より複雑な案件ではオンラインで画面共有を行って説明しています。このようにコミュニケーション手法を工夫することで、スムーズな業務の引き継ぎが実現しています。また、契約時間の事前確認を行い、無駄のないネル作業を心掛けています。

導入後の効果

経費精算や勤怠チェックなど、従来は煩雑で時間がかかる業務が「フジ子さん」にアウトソースされたことで、社員の負荷が大幅に軽減されました。もともとは細かい確認が必要な業務でしたが、一次チェックを外部に委託することで、社内にはある程度の時間が残るようになりました。

また、明確なルールを持つ業務を積極的に外部委託する姿勢が浸透し、新しいプロジェクトへの取り組みや、時間外勤務の抑制が可能になりました。「フジ子さん」によるチームでの連携が、業務の属人化対策にも寄与しています。

アビリティーセンターからのコメント

アビリティーセンターの仁野氏は、「フジ子さんは迅速なレスポンスが魅力。特に社内が忙しいときでも、依頼すれば遅くとも翌営業日には対応してもらえます。オンラインでの連携も予想以上のスムーズさでした」と語ります。さらに、紙文化が根強いバックオフィス業務に対し、業務フローを見直し、社外へ依頼するというアプローチも大切だと感じているそうです。

「長期的な効率改善が進むことを期待しています」と締めくくりました。