ハイエンドオフィスの運営を変えた『Re:lation』の導入事例

はじめに

ハイエンドオフィスやシェアオフィスの運営を行うReqree株式会社が、コミュニケーションプラットフォーム『Re:lation』を導入したことで得た成果をご紹介します。これによりチームの業務改善、スムーズな情報共有、品質均一化が実現しました。

背景

Reqreeでは、オフィスビルやレジデンスの企画プロデュースを手掛けており、入居者や希望者からの問い合わせ対応を各拠点ごとに行っています。導入前はGmailを使用していたため、対応状況が個々に依存しやすく、迅速な対応や履歴の共有に課題を抱えていました。特に、シフト制の業務環境では、問い合わせの引き継ぎが複雑化し、対応漏れやミスが発生しやすい状況でした。

選定理由

『Re:lation』は、シフト勤務の環境でも活用できるという点が評価され、導入が決まりました。特に、次の2点が大きな魅力として挙げられます。
1. 直感的な操作性と視認性: シンプルなUIにより、誰でも簡単に問い合わせの進捗を確認できるため、現場メンバーがすぐに活用できました。
2. 導入実績による安心感: すでに『Re:lation』を利用している関連会社からの信頼できる情報を基に、実践的な運用イメージを持つことができました。

導入効果

コスト高な教育負担の軽減や、業務の効率性向上も実現しました。以下に具体的な効果を挙げます。

1. 対応漏れの防止

『Re:lation』を導入した結果、過去の対応履歴や現在の進捗が明確になり、シフト制であっても容易に引き継ぎが行える体制が構築されました。その結果、対応漏れやミスは大幅に減少し、クオリティが保証されています。

2. 質問テンプレートの整備

共通の質問に対するテンプレートを開発し、社内連携用のタグも導入。これにより新卒や若手社員でも迅速に顧客対応ができるようになりました。教育のハードルが下がったことにより、新人の成長も期待できます。

3. 標準化の定着

今や『Re:lation』は、Reqreeの新規拠点設立時にスタンダードとして設定されており、チームメンバーの評価と信頼も高まっています。

今後の展望

「今では現場で『Re:lation』は標準ツールです。」と語る担当者。過去の未対応案件や進行中のタスクがすぐにわかるため、信頼性の高い業務が可能になっています。また、将来的にはメール以外の窓口の一元化やAIを取り入れた自動応答の実現も視野に入れ、お客様とのより良い対話のために力を注いでいく予定です。