サミット株式会社が導入した請求書デジタル化の取り組みとその効果

サミット株式会社の請求書デジタル化の取り組み

サミット株式会社（本社：東京都杉並区）は、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム請求書」を導入し、毎月約1,000通発行していた手書きの請求書をデジタル化することに成功しました。この取り組みは、業務の効率化とペーパーレス化を目指したもので、特に請求書業務の負担を軽減することが期待されていました。

1. 課題から始まった請求書業務のデジタル化

導入前のサミットは、取引先約550社へ毎月1,500通の請求書を発行する必要がありました。特に、インボイス制度の開始に伴い、請求書発行作業における業務負荷が増加することが懸念されました。そこで、業務負担が大きい「メーカーや卸売業者に対する販売報奨金の請求」および「テナントへの賃料や光熱費の請求」のデジタル化を進めることを決定しました。

この販売報奨金の請求は、毎月1,000通にも及び、これまで複写式の請求書に手書きで情報を記入し、確認や承認等のプロセスを経る必要がありました。加えて、商品部門では、請求書の控えや入金確認用の書類を保管しており、全体で段ボール1箱分の物量に膨れ上がっていました。これらの業務のデジタル化は、長い間の課題でもありました。

2. 「BtoBプラットフォーム請求書」の導入決定

「BtoBプラットフォーム請求書」の導入を決めた理由は、コストメリットや実績の高さ、さらには今後のデジタル化に向けた利便性の向上が期待できると感じたからです。システムの導入により、自社の請求書受け取りにも対応できることから、業務の効率化が促進されると考えました。

3. デジタル化の具体的効果

3.1 手書き業務の削減とペーパーレス化

導入後は、取引先が使える請求書発行用のエクセルフォーマットを作成し、CSVデータとして出力し、「BtoBプラットフォーム請求書」へ取り込む運用にしました。この結果、手書きの請求書は完全に廃止され、毎月1,000通のペーパーレス化が実現しました。また、エクセルフォーマットの導入により、抜け漏れが大幅に減少し、業務効率が向上しました。

3.2 ビルマネジメント業務のデジタル化

ビルマネジメントに関する請求についても、毎月約500通発行していた請求書がデジタル化され、押印や郵送作業をゼロにすることができました。これにより、業務フローが一元化され、経理部門の負担も大きく軽減されました。

4. 今後の展望

サミットでは、今後も業務のデジタル化を進め、AIを活用した新たな業務プロセスの導入を検討しています。経理部門においては、業務の本質が変わり、経営目線をより重視した業務に注力していく方針です。デジタル化によって、今後の業務効率が如何に変化するのか、期待が高まります。

この成功した取り組みは、サミットだけでなく、業界全体におけるデジタル化の推進の一環としても重要な意味を持つと言えるでしょう。デジタル化の進展は、経営の効率化だけでなく、企業の未来を見据えた選択と考えられます。