イベント受け付けを革新！QRコードチェックイン機能の魅力と利点

イベント受け付けを革新する新機能

東京都港区に本社を構える株式会社リザーブリンクは、クラウド型イベント予約管理システム「Tsudle」に新たにQRコードチェックイン機能を導入しました。この機能により、事前に予約をした参加者は、自分の予約内容をQRコードで提示することで、イベントの受付がスムーズに行えるようになりました。

QRコードチェックイン機能とは

QRコードチェックイン機能は、セミナーや展示会など、多くの来場者が集まる場で特にその効果を発揮します。事前に発行されたQRコードを受付で提示することにより、受付担当者はそのQRコードを読み取るだけで、来場者の予約情報を確認することができる仕組みです。この方法により、名前リストと照合する従来のアナログ方式と比べ、待ち時間を大幅に削減できます。

従来の受付方法の課題

イベントには多くの参加者が集まるため、当日の受付がスムーズに進まないと、全体の進行に影響を及ぼすことがあります。従来の方法では、紙名簿を使って参加者を確認したり、手動での入力が必要でした。特に数百名規模の大きなイベントや、短時間での回転が求められるワークショップでは、受付の遅延が問題視されていました。これにより、来場者のストレスが増加し、イベントの質にも悪影響を及ぼすことが懸念されていました。

QRコードチェックインの利点

この新機能の導入により、いくつかの利点が挙げられます。まず、受付時間が短縮されることで、来場者の待ち時間が大幅に軽減されます。また、スタッフの業務負荷が減ることで、より効率よく受付業務を行うことが可能になります。さらに、来場者のチェックイン状況をリアルタイムで確認できる機能も備わっています。これにより、運営サイドは状況を把握しやすく、問題が発生した際の対応も迅速に行えるようになります。

具体的な機能の仕組み

QRコードチェックイン機能を利用する際の流れはシンプルです。予約者は「予約内容確認画面」でQRコードを確認し、イベント当日にそれを提示するだけです。運営者側では、管理画面でQRコードチェックインを有効化することが必要ですが、イベント選択からボタンひとつでQRコード読み取り画面が起動します。これにより、複数のカメラへの切替も楽になりますし、予約の開始時刻から12時間以内であればチェックインが可能です。