卓球大会受付の革新、スマホで簡単申し込みを実現

卓球大会受付の革新

広島県内の卓球大会受付が、従来の方法から一変しました。一般社団法人広島県卓球協会と株式会社ゼタントが共同で開発したWeb申し込みアプリにより、スマホやパソコンから簡単に申し込むことができるようになりました。この取り組みは、参加者の不安を軽減し、運営側の負担を劇的に軽減することを目的としています。

課題の背景

これまで、同協会の大会への参加申請は、FAX、電話、メールによる申し込み用紙の提出が主流でした。シングルス、ダブルス、ミックスダブルスの他、年代別試合区分もあるため、チームでの参加が一般的です。そのため、申し込みをする際の手続きは非常に煩雑でした。特に、参加申込者がエクセル表を使って名前や会員コードを手書きし、提出することが大きな課題となっていました。

さらに、年代別の試合区分は年度ごとの学年年齢に基づくため、年齢計算のミスが頻発し、事務局と参加申込者との間で電話連絡が行われることも多かったのです。これにより、参加者は自分の申し込みが正しく行われたのか不安になり、事務局は大量の申込書のチェックとデータ入力に追われるという、双方にとっての負担が大きい状況でした。

クラウドアプリの導入

このような課題を解決するため、広島県卓球協会とゼタントは、参加者がスマホやパソコンから直接申し込むことができるクラウドアプリを開発しました。このアプリでは、参加資格を即座に確認でき、不正確な申し込みは受け付けられないため、計算ミスや手続きの不備が解消されました。また、申し込みが完了すると通知が送られるため、参加者は自身の申し込み状況をいつでも確認でき、安心して大会を迎えることができます。

新しい申し込み方法の導入にあたり、急激な変更が参加者に混乱をもたらすことを避けるため、従来のFAXや電話での受付とも併用して試験運用が行われました。その結果、6ヶ月で全体の95.6%の申し込みがWebからの申請に移行しました。この成功により、事務局も出場選手表や対戦表の作成時の負担を大幅に軽減し、より本質的な大会運営に集中できるようになりました。