メール業務の効率化と創造的業務への移行を実現するCopilot活用法

Copilot in Outlookの活用で創造性を引き出す

ユースフル株式会社が提供するYouTube動画『実務変革のプロ』では、Microsoft 365に含まれるAIアシスタント「Copilot in Outlook」の効果的な使い方を紹介し、従業員が本質的な業務に集中できる環境を作り出す方法を解説しています。この動画は、労働生産性を向上させるための必見の内容です。

背景：日本の労働生産性の課題

OECDが発表した統計によると、日本の労働生産性は38カ国中28位であり、この問題に長年対処し続けている企業が多い中、特にビジネスパーソンは大量のメール処理に苦しんでいます。2022年以降、メールにかかる時間は減少する傾向にあるものの、いまだに1日あたり2〜3時間がメール関連業務に費やされ、その結果として生産性にさらなるダメージを与えています。

また、メールの作成や確認に必要な時間は過去4年間ほとんど変わらず、効率が悪いとされます。さらに、この非効率は単なる時間の浪費に収まらず、作業の切り替えや認知的・心理的な負担を加えるため、従業員の集中力を削ぐ要因にもなっています。

Copilotの効果：3つのメール時短術

ユースフルのYouTube動画では、Copilotが提供するメール業務の効率化機能がどのように働くのかを詳しく説明しています。以下の3つが特に有用です。

1. 未読メールの要約と優先順位付け

Copilotは受信トレイの未読メールを自動的に要約し、重要な情報を瞬時に抽出します。この機能により、どのメールを優先的に処理すべきかを一目で把握でき、手動での整理作業にかかる時間と認知的負荷を大幅に軽減できます。

2. 返信文の自動生成とカスタマイズ

ユーザーが数語の簡単なプロンプトを入力するだけで、Copilotが文脈を理解し、自動で返信文の下書きを作成します。これにより、返信文作成にかかる時間や心理的な負担を軽減でき、メール対応が迅速化されます。

3. 文面のコーチング機能

メールの内容に対して、Copilotが「トーン」や「感情」、「明瞭さ」などの観点で改善提案を行います。この機能は、不安を感じることなく、自信を持ってメールを送信することを可能にします。

導入効果：業務の効率化と質の向上

Microsoftが行った調査によると、297人のユーザーのうち64％がCopilotを使用することによりメール処理の時間を削減できたと回答しています。さらに、Copilotを使って作成されたメールは、通常のメールに比べて明快さや簡潔さが高いと評価されることが多く、質の向上にも寄与していることが示されています。

これらの結果から、Copilotは作業効率化ツールに留まらず、心理的・認知的な負荷を軽減し、コミュニケーションの質を高める存在だと言えます。