オフィス移転担当者必見！成功に導くための9つのチェックリスト

オフィス移転は一見単純なプロセスに見えますが、実は準備段階において多くのトラブルが生じることがよくあります。移転を計画する際には、以下の9つのチェックリストを押さえることで、成功へと導くことができます。

計画フェーズ

1. 解約予告の期限を確認する

多くの賃貸契約には、解約予告として6ヶ月前に通知を行う必要があることが一般的です。この期限を無視すると、移転先が未定の場合に賃料を二重に支払うリスクがあるため、契約書をしっかりと確認しましょう。

2. 必要な面積を適切に算出する

在籍人数だけで面積を計算すると、会議室や集中スペースが不足してしまう場合があります。出社率や業務内容に応じて必要なスペースを逆算することが重要です。

3. 予算に原状回復費用を含める

新オフィスの移転にかかる費用以外にも、旧オフィスの原状回復に関する費用が発生します。この点も予算に含めないと、後々の財務に影響が出ることがあります。

設計・発注フェーズ

4. 発注先を一元化する

内装・電気・通信の工事を別々の会社に依頼することで、窓口が多くなり、設計に時間を要すことがあります。責任の所在も曖昧になるため、発注先は一元化することが推奨されます。

5. 電気容量とネットワーク設計を事前に固める

レイアウトが決定した後に電気容量不足が発覚すると、再設計が必要になります。開始前にしっかりと確認することが大切です。

6. 什器の発注をタイミングよく行う

家具の発注と内装工事のスケジュールがずれると、搬入が間に合わない場合があります。設計段階から一緒に進めることが必要です。

施工・明け渡しフェーズ

7. 工程管理を統一する

新オフィスの施工と旧オフィスの原状回復は同時進行しますが、これを異なる工程表で管理すると、遅延が相互に影響を及ぼすリスクがあります。

8. 回線開通のリードタイムを把握する

通信回線の申込みから開通まで時間を要するため、入居初日に業務を始められない事態が発生する場合があります。事前の確認が必要です。

9. 原状回復の範囲を確認する

復旧範囲の解釈違いが生じる場合、費用や工期に大きな影響が出ます。事前に貸主との確認が重要です。

発注前のチェックリスト

- 賃貸借契約書の解約予告期間を確認したか
- 出社率と業務内容から必要坪数を算定したか
- 旧オフィスの原状回復費用を予算に含めたか
- 内装などの発注先と責任範囲を整理したか
- 電気容量とネットワーク設計を決定したか
- 什器の納期を工事工程に組み込んだか
- 新旧オフィスの工程表を同一に管理しているか
- 回線の申込から開通までの期間を確認したか

最後に

オフィス移転の全過程をスムーズに進めるためには、準備段階での確認と計画が肝心です。自社の状況やニーズに合った適切な手順を踏むことで、トラブルを避けながらスムーズな移転が可能になります。株式会社アルファーテクノでは、オフィス移転に関する全てのサポートを一貫して行っています。お困りのことがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。