Everidays、クラウドストレージで名称カスタマイズ機能を追加

Everidaysが新たにリリースした名称カスタマイズ機能

近年、クラウドストレージ分野での利用が進む中、株式会社yettが開発した法人向けオンラインストレージ『Everidays（エブリデイズ）』が新たに名称カスタマイズ機能を追加しました。この機能の導入により、ファイル編集時の「チェックアウト」「チェックイン」という用語を、ユーザーが任意の名称に変更することが可能となります。

チェックアウト / チェックイン機能の重要性

Everidaysでは、同時編集によるデータ上書きのリスクを軽減するために、チェックアウトとチェックインといったプロセスを導入しています。チェックアウトでファイルをロックし、チェックインで編集を完了するシステムは、データ管理の観点から非常に重要ですが、業種や部門によってこの言葉が馴染みがないこともあります。この課題に応えるために、新たに名称カスタマイズ機能が登場したのです。

開発の背景

新機能のバックグラウンドには、Everidaysの利用者から寄せられたフィードバックがありました。「チェックアウト」や「チェックイン」といった表現は、IT業界では一般的ですが、実際には多くの業務で使われないため、説明コストや社内問い合わせが発生していました。これに対応する形で、企業は自社の業務用語に合わせた表現を使いたいという強い要望がありました。

その結果、ユーザーがEveridaysの画面上で表示される名称を自由に変更できるようになったのです。設定方法は、組織設定内の「チェックアウト / チェックインの名称設定」から行え、変更内容は組織全体に一律で適用されます。さらに、日本語と英語の両方で個別設定ができるのが特徴です。

実際の活用事例

この機能の実用的な活用例として、ある企業では社内で「編集開始」「編集完了」といった表現を使用していたため、Everidaysでも同様の表示に変更しました。そのことで社員間のコミュニケーションが円滑になり、IT部門への問い合わせも減少したと報告されています。

別の企業では、「チェックアウト」という言葉を聞くとホテルのイメージが強く、誤解が生じていました。そこで「編集ロック」と「ロック解除」という用語に変更したことで、操作がより直感的に理解できるようになりました。このように、組織によって異なるニーズに対応した名称のカスタマイズが大変効果的であることが示されています。

英語表記を変更した企業では、国際的な展開を考慮して「Lock for Editing」と「Complete Editing」に設定を行い、グローバルな統一感を持たせています。こうした事例はEveridaysがいかに多様性のある環境に対応しているかを物語っています。

使い方と管理者の役割

名称カスタマイズの設定手順は、Everidaysのヘルプ記事で確認でき、組織の管理者権限を持つユーザーが設定を担当します。また、日本語と英語で別々のカスタマイズが可能であるため、国際的に展開している企業でも安心です。これにより、様々な言語環境においても、利用者が負担なくシステムを活用できるよう配慮されています。

Everidaysとは

Everidaysは、ユーザー数無制限の法人向けオンラインクラウドストレージであり、国内にデータを保管することが可能です。マニュアル不要の使いやすさと、ファイルの社内共有から外部への転送まで対応できる機能を兼ね備えており、さまざまな業界の企業に約1,000社以上が利用中です。電子帳簿保存法にも対応した機能があり、ビジネスにおけるファイル管理を効率化します。