自治体のデジタル化を加速する新サービス、クラウドサインとNECが協業を開始

自治体向け文書管理支援、新しい協業が始動

皆さん、自治体の業務は、デジタルトランスフォーメーション（DX）が進展している中で、ますます効率化が求められています。この度、弁護士ドットコム株式会社と日本電気株式会社（NEC）が協力し、自治体向けの文書管理支援サービスを提供することになりました。これにより、契約業務のデジタル化が一層進むことが見込まれます。

協業の背景

自治体が抱える問題の一つが、紙媒体での文書管理や契約締結のプロセスです。従来の方法では、印紙税の課税対象となる紙の契約書が必要で、印紙代や郵送代がかかる上、地域によっては郵送に要する時間も無視できません。特に離島などの地域では、物理的な距離が業務の効率を大きく左右しています。

そこで、弁護士ドットコムの「クラウドサイン」とNECの「GPRIME文書管理」を連携させることで、契約に関するプロセスを一元化し、すべての作業をデジタル化することで、迅速で円滑な対応が可能となります。これにより、自治体の職員の業務を効率化し、業務全体のコスト削減を実現しようというのがこの協業の狙いです。

サービスの連携イメージとメリット

この連携による具体的なメリットは以下の通りです：

- コスト削減：印紙代や郵送費用が削減され、経済的な負担が軽減されます。
- 時間の効率化：郵送や手続きにかかる時間が大幅に短縮され、迅速な業務運用が可能になります。
- スペースの節約：紙の契約書を保管するためのスペースが不要になり、物理的な制限から解放されます。
- 管理の効率化：契約書が自動保存されることで、管理負担が軽減されます。
- リアルタイムの情報共有：必要な情報をすぐに共有できることで、業務の質が向上します。
- 業務の分析：デジタル化されたデータを活用し、契約情報の分析が可能になります。これにより、効率性的な改善が促されます。

クラウドサインとGPRIME文書管理とは

クラウドサイン®

「クラウドサイン」は、契約業務全体をデジタルで完結できる契約マネジメントプラットフォームです。電子署名法に基づいた安全な契約締結が可能で、さらにはAI技術を活用し、契約業務の効率を高めています。最近リリースされた「マイナンバーカード署名」機能も話題です。

GPRIME文書管理

NECの「GPRIME文書管理」は、全国の自治体で広く採用されている文書管理システムです。起案から決裁まで、すべてをデジタルで運用できるため、業務の効率化が期待されます。特に、公文書の適切な管理が求められる自治体において、その導入は今後一層進むと予想されます。

今後の展望

この協業は、自治体の契約ライフサイクルマネジメント（CLM）における重要な第一歩となります。デジタル化が進むことで、自治体の業務がどのように変革していくのか、今後ますます注目が集まります。今後も両社が手を取り合い、さらなる進化を遂げていくことに期待大です。

いよいよ、契約業務のデジタル時代が幕を開けます。この流れに乗り遅れないためにも、自らの業務を見直し、必要なデジタルツールの導入を進めましょう。