電話代行サービスが勤怠管理を革新する新連携

2025年5月より、株式会社バルテックのグループ企業である株式会社バルテックコミュニケーションズが提供する電話代行サービス「オフィスのでんわばん」が、クラウド勤怠管理システム「MOT勤怠管理」とのシステム連携を開始します。この連携により、企業の電話応対が大きく変わります。

連携の概要

この連携により、「オフィスのでんわばん」では、従業員の勤怠打刻の状態に応じて電話取次の判断を自動化することが可能になります。これまで、電話の取次時に「在席」「外出中」「退勤済み」などのステータスを手動で変更する必要がありましたが、その手間やタイミングによるミスや漏れが問題になることがありました。新たな連携によって、勤怠情報に基づいたステータスが自動で更新されるため、折り返し対応の混乱を減らし、顧客との信頼関係の向上につなげることが期待されます。

導入によるメリット

この新しいシステムには多くの導入メリットがあります。

- リアルタイムな電話応対

勤怠情報に基づく応対が可能になり、迅速かつ効果的なコミュニケーションが実現します。

- 業務効率化

手動での操作を不要にすることで、設定ミスを防ぎ、業務の効率化になります。

- 顧客満足度の向上

スムーズな対応ができるようになり、お客様からの信頼も高まります。

- 労働環境の改善

退勤後や休暇中に電話が転送されないため、従業員の労働環境もより良好になります。

対応例

この連携によって、具体的な対応の形も変わります。たとえば：

- 休暇中の場合、「明日以降の対応になる」と通知し、顧客に不安を与えないよう配慮することができます。
- 退勤した場合でも、その旨を即座にお伝えできるようになります。
- 外出中の場合は、帰社後に折り返す意思を伝えることが可能です。
- 休憩中には、休憩後に折り返す旨を通知します。

これにより、従業員は煩わしい電話対応から解放され、より集中できる環境が整います。

電話代行サービス「オフィスのでんわばん」とは

「オフィスのでんわばん」は、企業や事務所の電話応対を専任のコールセンターが代行するサービスです。一次対応の内容は、メールやチャットでリアルタイムに報告され、必要に応じて内線の取次も行います。

特に、年々増加する迷惑電話やしつこい勧誘電話の対応負担を軽減する役割を果たし、最近問題となっているカスハラ（カスタマーハラスメント）にも十分対応しています。外部への電話応対委託により、従業員のストレスを減らし、集中できる業務環境を提供します。

オフィスのでんわばんの主なメリット

1. 迷惑電話をシャットアウト
管理サーバーに登録された迷惑電話番号は自動的に着信拒否され、未登録の電話番号は代行オペレーターが応対します。これにより、無駄な受電を減少させ、経費も削減できます。

2. スマホ内線機能
折り返し時にスマートフォンを利用して、どこからでも会社の番号で発信が可能です。重要な電話だけを代行サービスに内線転送することでコスト削減にも寄与します。

3. 柔軟な設定が可能
週や時間帯ごとに転送設定を行ったり、従業員ごとに通知先を変更することが可能な専用管理画面を活用できます。通話内容の録音機能もあり、必要に応じて確認ができます。

勤怠管理システム「MOT勤怠管理」について

「MOT勤怠管理」は、バルテックが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。スマートフォン、ICカード、パソコンからの様々な打刻方法に対応しており、多様な働き方に柔軟に対応できるのが特長です。リアルタイム管理や法令対応機能も充実しており、労務管理の効率化に貢献します。一人あたり数百円という安価な料金設定は中小企業にとっても嬉しいポイントです。