SmartHRが新機能「メッセージ」で人事業務の効率化を促進

SmartHRが新たに提供するメッセージ機能とは

株式会社SmartHR（本社：東京都港区）が運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR」は、令和6年3月から新しい「メッセージ」機能を導入し、管理部門から従業員への直接的な連絡手段を提供します。この機能は、人事・労務関連の業務をスムーズに進めるために設計されたもので、従業員同士のコミュニケーションを強化して必要な情報を確実に伝達できるようになります。

メッセージ機能の必要性

人事や労務業務に関しては、多くの場合、従業員と管理部門の間で個別のやり取りが発生します。例えば、書類の不備の連絡や申請の確認、重要な情報の伝達など、多岐にわたるコミュニケーションが必要です。しかし、特にノンデスクワーカーやパート・アルバイトの従業員は、個別のPCを持っていない場合が多く、情報のやり取りが滞ることがありました。これらの従業員と管理部門の間に、正社員や店舗責任者が仲介役となることで、伝言による誤解や情報漏れが生じる懸念もありました。

新機能の特長

新たに導入された「メッセージ」機能では、管理部門がメッセージを送りたい従業員を指定し、SmartHR内でダイレクトにコミュニケーションを取ることができます。従業員が既読かどうかの確認も可能で、情報が確実に伝わる仕組みが整っています。メッセージには、テキストの他に画像やファイルも添付できるため、詳細な情報の伝達が行いやすくなります。このように、個人情報やマイナンバーなども安全にやり取りできる環境が整っている点が特筆すべき点です。

さらに、このアプリは、日本語を含む8言語に対応しており、言語に不安を感じる従業員や障害を持つ方でも使いやすい設計になっています。これにより、多様なバックグラウンドを持つ従業員が安易に扱えるツールとしての役割も果たしています。

スマートフォンアプリとの連携

「メッセージ」機能は、SmartHRのスマートフォンアプリと連携しており、プッシュ通知でメッセージを届けることができます。これにより、従業員は日常的に使うデバイスで情報を入手でき、連絡の見落としや転送による遅延が大幅に削減されるでしょう。

過去のテストでは、このメッセージ機能を利用した場合、既読率が85％以上に達し、アプリを使用しているユーザーの返信速度は約2倍早まることが確認され、実用性が高いことが証明されています。

今後の展望

この「メッセージ」機能によって、管理部門と従業員の間のダイレクトなコミュニケーションが可能になることで、今まで煩雑だった人事・労務手続きが大幅に簡略化されることが期待されています。今後、双方向のコミュニケーションをさらに増やすための機能や利用シーンの拡大も予定されています。また、すでに提供されている「年末調整」機能や「入社手続き」機能と組み合わせることにより、より一層業務効率化が進むことでしょう。

SmartHRは、「well-working」というミッションの下、労働に関する社会的課題を解決し、全ての人が自分らしく働ける環境作りに貢献しています。今後も、アクセシビリティ対応を推進し、多様なニーズに応える製品の提供を続けていくことが期待されます。