特別養護老人ホームが実現した業務効率化とAIの活用法とは

業務効率化の最前線：特別養護老人ホームの挑戦

特別養護老人ホーム「足立翔裕園」は、東京都足立区に位置し、社会福祉法人元気村グループが運営する施設です。この施設では、業務の効率化を図るため、特にAIを駆使した取り組みを進めています。28年以来の歴史を持つ足立翔裕園は、依然として紙文化や印鑑文化が根強く残っており、これらの課題を解決するために新たに業務改善をスタートしました。

課題の整理と業務効率化の必要性

この地域の特別養護老人ホームとして、足立翔裕園では紙を使った伝統的な手続きが多く、業務の非効率性により職員に負担をかけていました。多くの書類が必要であり、業務の中には印刷や押印作業といったアナログな作業が山積していました。特に外国籍職員が多く在籍している中で、議事録作成の負担が日本人職員に偏るという問題がありました。そこで、業務の無駄を見直し、働き方を変える必要性が高まったのです。

見直しとデジタル化による三つのテーマ

業務改善の方向性として、以下の3つのテーマを掲げました。
1. インクや紙の無駄を削減し、コストと手間を軽減する。
2. 外国籍職員が議事録作成に関与できる環境をつくる。
3. ご利用者のニーズをより正確にケアプランへ反映できる体制を整える。

これにより、業務の効率化と役割分担の平準化を実現する狙いです。

押印作業の合理化とAI導入の決断

具体的には、まず押印が必要な書類の見直しを行い、どの書類が本当に押印を必要としているのかを精査しました。これにより、無駄な押印の習慣を見直し、合理化を進めました。また、印刷コストを可視化することで、不要な業務を削減しました。

さらに、AI記録作成ツール「noman（ノーマン）」を導入し、会議での情報を自動的に文字起こしし、要約する仕組みを取り入れました。これにより、議事録の作成が迅速かつ効率的になり、職員の負担を大幅に軽減することができました。特に、外国籍職員でも容易に議事録に関与できる環境が整ったことで、多様な職員が業務に参加しやすくなったのです。

労働時間のデータ化と効果の実証

改善効果を定量的に測定するため、押印作業や議事録作成の時間の比較を行いました。これまで膨大な時間を要していた押印作業や議事録作成の所要時間が、AIの導入によって格段に短縮されたことがわかります。これにより、会議後に議事録を即座に作成できるようになり、職員同士の役割分担が平準化し、業務の効率化が実現しました。

成果とさらなる挑戦

業務改善の取り組みを通じて、押印作業の時間が大幅に短縮されたこと、議事録作成のスピードが向上したこと、そして外国籍職員がより参加しやすくなったことなど、数々の成果が得られました。また、業務の効率化により、より多くの時間を利用者と向き合うことに充てられるようになり、ケアの質も向上しています。

今後も従来の手法に疑問を持ち、新しいシステムを取り入れる勇気を持つことが、さらなる業務の改善や質の向上に繋がると考えています。職員がやりがいを持ち、利用者が笑顔で過ごすことのできる環境整備を進めていく所存です。