業務改善に向けた小さな非効率を見つめ直す調査結果

近年、多様化する働き方に伴い、コミュニケーション手法も増えています。これにより、情報共有はスムーズになった一方、どこに何を伝えたのかが分かりにくくなるケースも見受けられます。こうした「小さな非効率」が日々の業務にどのように影響しているのか、ジャパンメディアシステム株式会社が実施した調査結果から見ていきましょう。

調査概要

ジャパンメディアシステム社が20～69歳の会社員、公務員、経営者・役員、自営業者200名を対象に行った調査は、業務におけるコミュニケーションの効率についての具体的なデータを提供しています。業務時間に影響を与える要素や、感じている不便さに関する詳細な調査が行われました。

主な調査結果

会議・連絡・情報共有で時間を取られていると感じること

最も多くの人々が挙げたのは「会議や打ち合わせへの参加・準備」で、全体の14.5%がこの点を挙げています。会議は意思決定や情報共有には不可欠ですが、参加するための時間や準備に多くの時間が取られることが、業務効率に悪影響を与えています。

次に多かったのは「メール・チャット・電話などの確認・返信」で12.0%が回答。また、「必要な資料や過去のやり取りを探すこと」が11.5%と続き、各種の連絡手段が増えたことで便利な反面、情報の管理に手間がかかるという現実が浮き彫りとなりました。

多様化するコミュニケーションの不便さ

調査では「会議が予定より長引く」との意見が最も多く、21.5%がこの点を不便だと感じています。会議自体が有意義であったとしても、長時間かかると他の業務に影響が出ることは避けられません。

また、会議や打ち合わせの回数が多いこと、連絡ルールが統一されていないことも、各々15.0%の回答率を得ました。これにより、作業負担が増え、効率が低下している実態が明らかになりました。

さらに、誰が何をいつまでに行うかが曖昧になることが14.0%、相手からの確認や承認を待つ時間に13.5%の人々が耳を傾けています。業務の進行にはしっかりとしたルールや明確な役割分担が重要であることを示しています。

効率化を促すための提案

業務の効率化には「探しやすさ」と「共有しやすさ」が求められています。調査からは「過去のメッセージや資料を簡単に検索できる」ことが18.0%と最も高いニーズを得ています。これは、情報が膨大になる中でいかに効率的に仕事を進めるかを考える際の重要な点です。

また、会議の結果をタスクとして管理できる機能や、チャット・オンライン会議・ファイル共有を一つのサービスで済ませる効率化も重要です。会議進行の効率化には録画や文字起こし機能が役立ち、重要な情報を簡単に共有できる場を作ることが望まれています。

まとめ

業務における小さな非効率の積み重ねが業務時間を圧迫し、チーム全体の生産性に影響を及ぼしている実態が浮き彫りになりました。ジャパンメディアシステム株式会社が提供する「LiveOn」シリーズは、こうした課題を解消し、スムーズなコミュニケーションを支援するソリューションです。電力の無駄を省きながら、業務効率を改善するために、まずは自社のコミュニケーション環境を見直すことが重要です。詳しくはこちらをご覧ください。