助成業務システム導入で業務効率化を進めるSOMPO福祉財団と山崎香辛料振興財団

株式会社イットアップが提供する助成業務システム「Graain」は、公益財団法人SOMPO福祉財団と公益財団法人山崎香辛料振興財団での導入を通じて、その効果を実証しました。これらの団体は、業務効率の向上とペーパーレス化を目指し、本システムを導入しました。

SOMPO福祉財団の導入背景と成果

SOMPO福祉財団では、助成金申請業務の一部はWeb化されているものの、いまだに多くの書類が紙ベースで管理されています。複数の助成金事業を運営するなかで、年間を通じて書類の保管が大きな問題となっていました。そこで新システムを導入し、業務の効率化を図ることにしました。

背景

- 書類の保管が進まず、大きな棚が書類で埋まっている
- 申請業務の効率化が急務だった

成果

- ペーパーレス化の実現: 書類の保管スペースを大幅に削減
- 個人情報漏えいリスクの軽減: 紙の書類を管理する必要がなくなった
- SDGsへの貢献: 環境保護と二酸化炭素排出削減
- スムーズな導入: 申請者からの問い合わせが減少

山崎香辛料振興財団の導入効果

一方、山崎香辛料振興財団も約100件の申請を紙ベースで管理していましたが、そのために心理的な負担が大きいことが課題でした。

背景

- 紙ベースの管理による転記作業の負担
- 書類の保管スペースが問題

成果

- 申請者の負担軽減: オンライン申請により利便性が向上
- 業務効率化: 手入力作業の削減とミスの軽減
- スムーズな審査: システムでのフィードバックが可能となった
- 円滑なコミュニケーション: 申請者との連絡が効率的に実施されるように

Graain導入の決め手

両財団がGraainを導入する際に重視したポイントは以下の通りです。

- 初期費用ゼロ: 導入コストの負担がなく、すぐに利用開始
- 手軽な導入: クラウドサービスならではの少ない工数
- シンプルな操作性: 直感的に使える設計
- 信頼関係: 担当者の姿勢とパートナーシップの重要性

今後の展望

両財団は、助成業務システムの導入により、今後の運営に新たな可能性を見出しています。SOMPO福祉財団では、蓄積されたデータを活用した助成プログラムの見直しを検討中であり、山崎香辛料振興財団ではその結果で得られたリソースを広報活動に活用する計画です。

Graainの特徴

Graainは、助成金の申請から採択、手続きまでをサポートするシステムです。初期費用がゼロで、契約後に最短7日で申請受付を開始できるため、導入の手間を最小限に抑えることが可能です。これにより、より多くの財団や助成機関が効率化の恩恵を受けられるようになることを目指しています。

このように、SOMPO福祉財団と山崎香辛料振興財団によるGraainの導入は、業務の効率化とペーパーレス化を達成し、今後の発展に繋がる道を開くものとなりました。更なる発展が期待されます。