はるやま商事、デジタル化で請求書発行時間を70%削減

はるやま商事が請求書発行の効率化に成功

株式会社インフォマートが提供するデジタル戦略により、はるやま商事では請求書発行の作業時間を驚異の70%削減することに成功しました。この取り組みは、アパレル業界における経理業務の変革を示す一例となっています。

はるやま商事の背景

はるやま商事は、岡山県岡山市に本社を置き、全国に363店舗を展開するビジネスウェアの販売企業です。業務の中心はBtoC販売ですが、企業向けの制服製造にも力を入れています。このような企業規模の中で、月あたり約130件の請求書を発行する必要があり、長らく紙媒体による手作業が続いていました。

経理財務部門が直面したのは、月末に集中する請求書発行業務と、その作業に伴う印刷や封入作業で発生する数時間の無駄な時間でした。また、郵送にかかる時間や取引先からの問い合わせの増加も大きな負担となり、業務改善が急務となっていました。

導入の決め手

こうした課題解決に向け、「BP Storage for 請求書発行」を導入することを決定しました。このシステムの特徴は、既存の社内システムとの柔軟な連携が可能で、従業員が新たなシステムを学ぶ必要がない点です。また、処理件数に応じたコスト効率も考慮され、導入の判断となりました。

導入による具体的な効果

1. 作業時間の削減

「BP Storage for 請求書発行」を導入した結果、経理部門の作業時間は、従来の10時間からわずか3時間に短縮されました。このシステムでは、請求データをそのまま入力するだけでよく、手間のかかる印刷や封入作業が不要になるためです。

さらに、郵送代行サービスとメール送信機能を活用することで、郵送費も35%削減しました。

2. 内部統制の強化

請求書はPDF形式で取引先に送信され、さらに店舗担当者とも共有されるため、経理部門への問い合わせが減少しました。また、デジタル化により承認フローが効率化され、責任の所在が明確に管理できるようになりました。

このプロセスのデジタル化は、従業員と管理者の権限を分けることによって、確実な二重チェック体制を確立しました。