桐蔭学園がHUEワークフローを導入し業務効率化を実現

神奈川県横浜市に位置する学校法人桐蔭学園が、株式会社ワークスアプリケーションズ（WAP）のクラウド型ワークフローシステム「HUEワークフロー」を導入しました。この新システムの導入により、従来の煩雑なワークフロー管理が大幅に改善され、管理者の負担軽減も図られています。

背景：使いやすさを重視したリプレイス

桐蔭学園は、幼稚園から大学までの約7500名の学生と550名の教職員が在籍しています。しかし、これまで利用していたオンプレミス型ワークフローシステムは、申請フォームやフローの設定が複雑で、システム管理者に大きな負担をかけていました。そこで、保守期限が迫る中、使いやすさとコストパフォーマンスに優れたSaaS型のHUEワークフローへの移行が決定されました。

この新システムは、ドラッグアンドドロップでフロー設定ができるシンプルな操作性が特徴です。また、部門ごとの権限管理が可能で、追加費用なしに多様な機能を備えている点も高く評価されました。

効果：現場主導での運用が加速

HUEワークフローの稼働により、現場部門はExcelフォームを取り込み、数十分で簡単に申請フォームを作成できるようになりました。桐蔭学園では、人事労務部門からの届け出や稟議など、実に約70本のワークフローを権限を委譲された現場部門が中心となって設定しました。特別な技術を要せず、通常業務の間を利用しておおよそ10カ月で全ての移行作業を完了しました。

これにより、ワークフローの作成やメンテナンスを現場内で完結できるようになり、管理業務の労力が大幅に軽減されました。さらに、導入から1カ月で新たに5件の業務をシステム化するなど、圧倒的なスピードで新規ワークフローの作成も進んでいます。

学園の声：新たなワークフローへの期待

桐蔭学園の情報センター長新倉様は、これまでのオンプレミスシステムの煩雑さを語り、特定の職員に依存した管理体制の問題を指摘されました。HUEワークフローの導入により、ユーザーが迅速にフォームを作成し、フロー設定やカスタマイズも容易に行える環境が整いました。

新倉様は「基本料金内で必要な機能がすべて揃っているため、今後のさらなる業務効率化に大きな期待があります」とコメントを寄せています。

HUEワークフローの特徴

HUEワークフローは、分かりやすさを追求したワークフローシステムです。直感的な操作が可能で、従来の紙の申請書を簡単に電子化し、ペーパーレス環境を実現します。また、承認データに基づくリアルタイムな分析用レポートの作成や、外部システムとの連携も容易に設定可能です。

まとめ

桐蔭学園のHUEワークフロー導入は、運用における効率化と管理者の負担削減を実現する大きな一歩です。今後、このシステムを通じたさらなる業務の流れのスムーズ化が期待されます。学校法人のデジタル化の進展は、教育環境の向上に繋がることでしょう。ワークスアプリケーションズが提供するこのシステムが、今後も多くの組織において利便性をもたらすことが期待されます。

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