情報持ち出し承認ワークフローに見る企業の現状と課題を徹底解析

情報持ち出し承認ワークフローの実態調査

株式会社ボスコ・テクノロジーズが実施した情報持ち出しの承認フローに関する調査によりますと、セキュリティ対策を施している企業における情報持ち出し申請に関する悩みが浮かび上がっています。特に、情報システム担当者111人を対象としたこの調査では、申請から承認までのプロセスや管理の難しさが目立つ結果となりました。

課題点の概要

調査の結果、約43.2%の企業が情報持ち出し申請の承認が「1時間以内」に完了していると回答している一方で、27.1%は「半日以内」とスローペースであり、全体的に迅速な承認フローの実現が難しい状況です。さらに、申請項目の多さや承認済み情報の管理に労力がかかるとの意見が多く、具体的には「申請に必要な項目が多い」と感じている企業が58.6%にも上ります。

これは、承認業務における複雑性が、企業全体の時間コストを引き上げている一因です。また、情報持ち出し申請は、月平均で「10件以上20件未満」と最も多く、情報漏洩リスク回避のため、厳密な管理が求められます。

承認ステップの複雑性

承認プロセスについては、3段階以上の承認が約6割を占めており、これが申請者の負担をさらに増大させています。複数の承認者が関与する場合、各承認者の役割や権限が明確でないと、プロセスがさらに煩雑化します。具体的には、「承認者の権限管理が複雑」と感じている企業は44.1%に及び、運用上の非効率性が問題視されています。

労力がかかる承認後の作業

承認後の作業に関しても多くの担当者が「承認済み情報の管理と追跡」に苦労していると答えており、これが全体的な生産性に影響を及ぼしています。また、申請者からの問い合わせに対応する業務も48.6%の担当者が負担を感じており、これらの業務が彼らの本来の業務に影響を与えています。

情報管理の安全性

一方で、91.9%の企業は承認ワークフローを備えた情報管理システムによって「情報管理の安全性や安心感が高まる」と回答しています。この結果は、セキュリティ対策としての重要性を示すものであり、承認プロセスの見直しが進めば、効果的な情報管理が実現できる可能性を感じさせます。

求められるシステムの機能

企業は効率的かつ安全な情報承認システムの導入を求めており、特に「承認者の代理設定機能」や「複数データを一括申請できる機能」などのニーズが高まっています。情報システム担当者の負担を軽減し、スムーズな業務運営を支えるシステムの必要性が高まっているとも言えるでしょう。

まとめ

株式会社ボスコ・テクノロジーズの調査から明らかになった情報持ち出し承認の現状と課題を考えると、企業全体のセキュリティ意識が高まる中で効率化を進める必要があります。今後は、簡便で効果的な情報管理システムの導入が、業務の生産性と安全性を高める鍵となるでしょう。調査結果の詳細は、こちらからダウンロード可能です。