KUMONが公共料金支払業務を劇的に効率化した成功事例

KUMONが公共料金支払業務を劇的に効率化

株式会社公文教育研究会（KUMON）は、約15,100教室を全国に展開するフランチャイザーとして知られています。最近、KUMONは電子請求書サービス「OneVoice公共」を導入し、煩雑な公共料金の支払業務を大幅に簡素化しました。この取り組みは、業務のペーパーレス化と管理効率の向上を実現し、業務のストレスを軽減する大きな効果をもたらしました。

導入の背景

2023年、KUMONでは公共料金の受け取りおよび管理プロセスにかかる負担が大きな課題となっていました。直営の約100教室では、ブランチが請求書を支払い、その証憑を本社経理サポートチームに送付するという複雑な流れがありました。このため、証憑未着や支払日が異なることによる業務の煩雑さ、手入力によるエラーの発生が問題視されていました。

また、ブランチではリモートワークの影響で証憑管理が非常に困難になり、証憑の紛失も多発していました。このような背景を踏まえ、KUMONは一括請求サービスの導入を検討し、株式会社インボイスの「OneVoice公共」を選択しました。

導入後の効果

新たなシステムを導入後、KUMONでは様々な業務改善が見られました。特に、以下のような利点が得られました。

1. 業務停滞の解消 : OneVoice公共により、すべての請求書が一元管理されることで、証憑待ちによる業務の停滞が解消されました。これにより、スムーズに業務が進行できる環境が整いました。

2. 業務負荷の軽減 : シンプルな処理により、経理サポートチームの業務負担が大幅に軽減されました。電子化された請求書は、ポータルサイトから簡単にダウンロードできるため、目視や手入力による転記ミスも激減しました。

3. ペーパーレス化の実現 : 紙の請求書はもはや不要になり、保管業務やそのためのコストも削減されました。これにより環境への配慮も同時に図られました。

4. ブランチの業務改善 : ブランチ側では、証憑処理のためだけに出社する必要がなくなり、リモートワーク中でも業務を継続できるようになりました。また、請求書が一元化されたことで支払ミスも減少しました。

5. 全体的な業務効率の向上 : ブランチが受け取る請求書はすべて明確に管理されるため、無駄や混乱が排除され、業務全体の効率が向上しました。

まとめ

KUMONが導入したOneVoice公共は、公共料金の支払業務を大きく効率化し、関与する全ての業者において業務の質を向上させました。このように、デジタル技術の導入が業務の合理化につながることを示す成功事例は、今後の業界全体にとっても注目すべき点です。KUMONの取り組みは、他社にとっても参考になるでしょう。

今後もKUMONは、効率的な業務運用を通じて教育事業の発展に寄与していくことでしょう。