リーガルテックVDRが機密情報の権限設定テンプレートを提供開始

リーガルテックVDRが新機能を導入

最近、リーガルテック株式会社が企業の法務部門向けに新たに提供を開始した「機密情報の権限設定テンプレート」は、情報開示の管理に新たな一石を投じるものとなっています。このテンプレートは、重要な機密情報を社外に共有する際に、誰に、どの情報を、どの条件で提供するかを明確に整理するための実務資料です。

機密情報共有の課題

企業間取引やM&A、共同研究などの場面において、しばしば複数の関係者への機密情報開示が必要とされます。しかし、同じ案件に関与する関係者が、それぞれ必要とする情報は異なります。このニーズを踏まえ、リーガルテックVDRでは、ユーザー、グループ、フォルダー単位で権限設定が行えるように設計されています。たとえば、M&Aの場合、買手候補、仲介会社、弁護士、会計士などが異なる資料にアクセスする必要があり、そのタイミングや内容も異なります。従来の共有フォルダー方式では、全ての関係者が同じ資料を一括で見てしまう可能性があり、業務上のリスクが発生することも考えられます。これに対抗するために、以下のような事前設定が重要になってきます。

- 誰が閲覧を許可されるか。
- どのフォルダーにアクセスを制限するか。
- ダウンロードや印刷が可能かどうか。

「機密情報の権限設定テンプレート」の詳細

この新たなテンプレートは、各案件ごとに以下の内容を整理することができます。

1. 開示対象者: 開示を許可される社名や氏名、役割などを記録します。
2. 開示資料の特定: フォルダーや資料の種類ごとに、誰がどの情報にアクセスできるかを考慮します。
3. 操作の許可: 資料ごとに、閲覧のみやダウンロード、印刷の可否などの条件を設定します。
4. セキュリティ設定: 情報の機密度に応じて、電子透かしや二段階認証などのセキュリティを選択します。
5. 共有期間の設定: アクセス許可の期間を明確にし、契約終了後の無用な共有を防ぎます。
6. 担当者の明確化: 権限を設定・変更する担当者を明確にします。

VDRと一般的なクラウドストレージとの違い

一般的なクラウドストレージでも権限管理機能は存在しますが、リーガルテックVDRは、特に機密情報の安全な共有を目的とした環境です。各取引ごとに独立したルームを設定し、詳細な権限設定を行うことができるため、必要な情報だけを限定的に公開することができます。

- 活動ログの記録: 誰がどの情報にアクセスしたかを追跡できます。
- アクセス制限: 特定のIPアドレスによる制限や二段階認証機能の側面も強みです。

利用の場面

このテンプレートは、M&Aや共同研究、投資家への資料開示、さらには監査関連の情報共有に至るまで、さまざまな場面で活用されることが期待されています。特に、機密情報の安全性が求められる領域において、その効果が大いに発揮されることでしょう。

トライアルの実施

現在、リーガルテックVDRではテンプレートを利用したトライアルも受け付けています。これにより、実際にユーザーやグループを登録し、権限設定などの操作を進めることが可能で、企業は自社の運用に合った設定を即座に確認することができます。興味がある方はリーガルテックの公式ページからトライアルの申し込みが可能です。

リーガルテック株式会社の所在地は、東京都港区で、2021年に設立されました。資本金は4億9,300万円で、特許AIプラットフォームやM&Aプラットフォームなども展開しています。利用料金は月額30,000円から、ストレージ容量は1GBからという柔軟なサービス設計がなされています。詳細については公式サイトをご覧ください。