業務の属人化が96.3%の企業で確認：ナレッジ共有の遅れをどう打破するか

業務の属人化が企業を悩ませる

最近の調査によると、96.3%の企業において特定の社員に依存した業務が発生する「業務の属人化」が明らかになりました。この結果は、社内の情報やノウハウが特定の個人に集約されることで、企業全体の生産性やサービス品質に悪影響を及ぼすことを示しています。特に退職や異動が発生すると、その社員が持っていた知識やスキルが失われ、業務の停滞を招く危険性が高まるため、企業は早急に対策を講じる必要があります。

退職・異動によるノウハウ消失

調査では、特に退職や異動によってノウハウが失われることが52.3%の企業で確認され、業務の継続が難しくなっている状況が浮き彫りとなりました。これにより、業務のプロセスが停滞したり、お互いに同じ質問が繰り返されるケースが多く見受けられ、顧客対応やチームの協力にも悪影響を及ぼしています。

ナレッジ共有の低迷

ナレッジ共有に関する取り組みが定着している企業は、わずか24.3%にとどまりました。この結果から、多くの企業が業務上の情報を効率的に共有することに苦慮していることがわかります。調査の結果、77.5%の管理職が「マニュアル作成が負担」と感じていることも明らかに。特に「まとめる手間」や「時間の不足」が大きな要因であり、これらの障壁によってナレッジの文書化が後回しにされているのです。

継続的なナレッジ共有のために必要な要素

ナレッジを持続的に共有するためには、以下の3つの要素が重要であるとされています。
1. 検索性
情報がすぐに検索できる仕組みを整えること。
2. 専任者不要
専任の担当者が不在でも運用できる体制を構築すること。
3. 自然な蓄積
日常業務の中で得られる情報を自然に蓄積する仕組み。

これらを整えることができれば、ナレッジマネジメントの実現に大きく近づくでしょう。

ソニービズネットワークスの「Assist AI Chat Bot」の導入

ソニービズネットワークス株式会社が提供する「Assist AI Chat Bot」は、社内のナレッジを効率的に蓄積・活用するためのツールとして注目されています。AIが社内の問い合わせに対話形式で対応することで、日々の業務で得られた情報が自然とナレッジとして蓄積される仕組みを実現します。これにより、企業は特別な時間を設けることなく、日々の業務を通じてナレッジを形成・共有することが可能になります。

特徴と機能

- 24時間365日の対応

AIが自動応答を行い、未解決の質問を担当者にエスカレーションします。

- ドキュメント取り込み

ドラッグ＆ドロップで既存のドキュメントをAIが学習し、自動で情報をナレッジ化します。

- FAQ作成支援

資料がなくても、AIとの対話を通じてFAQを容易に作成できる機能があります。

結論

ナレッジマネジメントは今や企業運営において欠かせない要素となっています。業務の属人化を防ぎ、属人化のリスクを軽減するために、効果的なナレッジ共有の仕組みを整えることが急務です。「Assist AI Chat Bot」のようなITの力を借りることで、企業は持続的なナレッジ管理を実現し、業務の効率化を図ることができるでしょう。