サイオステクノロジー社の新調査が示す社内申請システム活用の実態とその課題

サイオステクノロジー株式会社が実施した「社内申請・稟議システムの活用度に関する実態調査」は、企業がこのシステムをどれだけ効果的に活用しているかを探る重要なものです。この調査は、1年以上社内申請・稟議システムを使用している従業員数100名以上の企業から112名の情報システム担当者を対象に行われました。

調査背景と目的

今回の調査は、サイオステクノロジーが2015年に実施した「社内申請・稟議システム運用における『隠れコスト』調査」の結果を踏まえています。この調査では、実に80%以上の企業がシステム導入後も運用の負担が増えていることが判明しました。本報告では、企業が導入時に期待していた効果と現状のギャップを分析し、求められる社内申請・稟議システムの要件に焦点を当てます。

調査結果の概要

調査結果によると、社内申請・稟議システムを導入した企業の約41%が、基本的な紙の稟議書を電子化して申請・承認を行う使い方にとどまっています。これは、企業が期待したデジタル化の進展が実現されていないことを示しています。さらに、導入した企業の80%以上が、期待した業務改革の効果と現在の利用状況との間に大きなギャップを感じていることが明らかになりました。

主な課題

1. 柔軟性不足: 企業は、既存システムの柔軟性不足が業務の最適化を妨げていると感じています。
2. リプレイスの検討: 調査対象企業の83%以上がシステムの入れ替えを検討しており、その中で55.9%が業務フローに柔軟に対応する能力を重視しています。
3. 業務プロセスとの連携の不足: 組織変更や人事異動時に変更の負担が増すことも課題として挙げられます。

調査結果の詳細

調査の中でいくつかの具体的な質問が行われました。

- 社内申請・稟議システムの活用状況: 約39.3%の企業が、申請・承認を行うために紙の稟議書を電子化していると回答。
- 活用機能の優先順位: 過去の申請データをコピーして新規申請する機能が54.5%の企業にとって最も利用されていました。
- 課題としての認識: 組織の変更時に変更負荷が大きいとする回答が40.2%、グループウェアとの連携不足が35.7%でした。

将来への展望

今後、社内申請・稟議システムに対する期待が高まる中で、52.7%の企業は経費精算や休暇申請などへのシステムの適用拡大を希望しています。また、生成AI技術を活用した申請業務の簡略化にも期待が寄せられています。

結論

サイオステクノロジーの調査によって明らかになった社内申請・稟議システムの活用状況は、まだまだ発展途上であることを示しています。企業が本当に求めているのは、単なるデジタル化ツールではなく、組織や業務の変化に対する柔軟な対応を可能にするシステムです。今後のシステム選定においては、業務フローへの適応力やデータ連携のしやすさが重要な指標となるでしょう。