AI活用によるメール自動共有システムの導入で業務効率化を推進する株式会社クラスコ

株式会社クラスコが実践する革新的なAI活用法

株式会社クラスコ（本社：石川県金沢市）は、賃貸営業部門において生成AIを利用した新たな「重要メール自動即時共有システム」の運用を開始しました。このシステムは、顧客から寄せられるクレームや緊急性のあるメールを自動で解析・判定し、店舗のすべてのスタッフに即時に通知する仕組みです。

1. AI推進文化の背景

数年前、クラスコでは「すべての業務にAIエージェントを」というスローガンのもと、AI技術の導入を推進してきました。その成果は目を見張るもので、売上が2億円増したほか、業務時間を22,862時間削減、コストは6,800万円の削減に成功しました。AI導入は、組織のあらゆるレベルでの生産性向上や顧客満足度の向上に寄与しています。

2. メール対応の課題

従来、賃貸営業部門では、メール対応に以下のような課題がありました。

- 個人トレイへの依存：重要なメールの対応が遅れ、対応漏れのリスクが高まっていました。
- 情報共有の難しさ：担当者以外が状況を把握するのが困難で、迅速なフォローができない状況が続いていました。
- 心理的負担：現場のエラーを追及するのではなく、アナログな業務をテクノロジーで解決する安全装置が求められていました。

3. 生成AIによる解決策

クラスコでは、生成AIを用いて日常業務のメールを自動解析し、店舗の全てのスタッフがサポートし合う形のワークフローを構築しました。具体的には以下の機能が実装されています。

- 緊急度の自動判定と即時通知：メールを巡回・解析し、クレームや緊急度の高い内容を判断し、社内チャットツールに通知する機能。
- 推奨アクションの提示：AIが状況に応じた適切な言葉や連絡内容を提案し、経験の浅いスタッフでも迅速な対応が可能に。
- チームで守り合う仕組み：担任者がパニックになる前に、周囲のスタッフが即座に状況を把握し、フォローに入れる体制を整備。

4. 新システム導入の成果

新システムの運用により、担当者が不在でも店舗内のスタッフや店長が迅速に代理フォローを行える体制が完成。これは、情報共有の円滑化と対応漏れリスクを大幅に低減することに繋がりました。さらに、現場スタッフの心理的負担も軽減され、業務効率化が達成されています。

5. 今後の展望

今後、クラスコでは自社で得られたノウハウを基に、「AI＆Google Workspace構築支援サービス」の質を向上させていく考えです。このサービスは不動産会社のお客様向けに提供されており、AI導入による業務改善を図る一環として、全国の加盟店や不動産会社における生産性向上に貢献することを目指します。

このように、クラスコの取り組みは単なる技術の導入にとどまらず、組織全体での業務改善に寄与する実践的な成功事例となっています。