工事やサーバを必要としない新しいリモート窓口システム「テレ窓」の実績

新しいリモート窓口システム「テレ窓」の導入背景

中国のある公的研究開発機関には、来訪者対応のために各拠点に受付担当者を常駐させることが困難な状況がありました。時間帯によっては無人の状態になり、来訪者を待たせてしまうこともありました。そこで、効率の良い来訪者対応体制が求められ、受付コールセンターを利用した「遠隔テレビ窓口」のアイデアが浮上しました。しかし、導入には厳しい制約がありました。

この機関は、高いセキュリティ要件を持っているため、業務上の機密情報を扱う際にはインターネットを経由しない閉域網運用が必須でした。また、施設の運用規程上、新規の配線工事やサーバの増設が難しいという三重の制約があったため、導入が困難だと思われていました。

解決策の提案

それを解決するために、株式会社RTCテックソリューションズは、NTTドコモビジネス株式会社の「docomo business RINK®」を用いた閉域ネットワーク環境を構築し、ビデオ会議サーバを必要としない「テレ窓」を導入することを提案しました。このシステムは、新たな配線工事なし、サーバの追加なしで、安定した通信環境を提供します。

導入の具体的な方法

「docomo business RINK®」を用いることで、専用ルーターを設置し、既存の業務系閉域網とは別に受付専用のネットワークを構成できました。また、ワイヤレスアクセス方式を取り入れることで、配線工事の負担を軽減しています。そして、「テレ窓」を利用することで、受付担当者が直接的に映像通信を行える環境が整いました。

運用体制の構築

新たに導入されたシステムは、3台の無人窓口と、1台の受付コールセンターで構成されています。来訪者が無人窓口の「テレ窓」を通じて呼び出しを行うと、コールセンターの担当者に接続され、画面越しで顔を確認しながら対応を受けることができます。これにより、受付担当者が1名で複数の拠点に対応できる体制が整いました。

実現した効果

- 待たせない受付体制: 受付担当者1名が3拠点の無人窓口に対応することで、来訪者を無駄に待たせません。
- システム保守負担の軽減: ビデオ会議サーバを設置しないため、サーバの定期保守や障害対応といった負担が減少します。
- 対面に近いサービス提供: 来訪者が画面を通じて担当者の顔を見られるため、不安を軽減しつつ、より良いサービスを提供可能です。

今後の展開の可能性

このシステムは、中央省庁の出先機関や大学、金融機関、そして他の高セキュリティ施設にも広く応用可能です。今後、RTCテックソリューションズは、NNTドコモビジネスをはじめとしたパートナー企業と協力し、さらに多くの機関にこのリモート窓口システムを提供していく予定です。各施設のニーズに合わせたリモートコミュニケーション環境の開発と、利便性の向上を目指しています。

導入事例の詳細は、RTCテックソリューションズのWebサイトでご覧いただけます。公式サイトには、実際の運用の様子や他の導入事例も掲載されており、興味のある方はぜひチェックしてみてください。