生成AI活用による業務効率化！ベクトルの新しいFAQシステム

株式会社ギブリーは、PR業界の大手企業である株式会社ベクトルに、生成AIを活用したFAQ検索システムを導入しました。この取り組みにより、ベクトルでは従業員からの問い合わせに対する対応が大幅に改善されることが期待されています。

導入の背景

企業のバックオフィス部門は、法務、経理、人事といった日常業務に加え、社内からのさまざまな問い合わせに対処する必要があります。株式会社ベクトルは1600名を超える従業員を抱える企業であり、その規模の拡大に伴い、給与、福利厚生、ITサポートに関する問い合わせも増加しています。実際、バックオフィス部門では、多い月には約600件もの問い合わせに追われ、業務に集中できない状況が続いていました。

従来、社内にはFAQページが用意されていましたが、その内容は十分に整備されておらず、多くの従業員が自己解決できない質問をバックオフィスに対して行っていたのです。そこで、Q&Aコンテンツの充実が求められていました。

生成AIでの効率化

株式会社ギブリーのFAQ検索システムは、各部門の規程やマニュアルから自動的にQ&Aを生成する機能を持っています。このシステムの導入により、従業員がよく行う質問に対するQ&Aの数が迅速に倍増しました。具体的には、15ページの文書から20〜30件のQ&Aを自動で生成できるため、導入前の約200件から2倍以上に増やすことができたのです。

さらに、FAQシステムはノーコードでポータルサイトに簡単に組み込むことができます。これにより、エンジニアリング知識がない担当者でも簡単にFAQを運用できる環境が整備されました。ベクトルでは、既存のFAQページに新しいシステムをiframe形式で組み込むことにより、運用を開始しました。

従業員満足度の向上

ベクトルのCTO室情報システム部部長である高柴一雄氏は、導入理由として、社内用語に対応できる精度の高い回答を実現できた点や、マニュアルの自動学習による負担軽減、手厚いサポート体制を挙げています。これにより、バックオフィス担当者がコア業務に集中できるようになり、回答の均一化が図られ、結果として業務の品質向上が実現されました。

急速な情報の応答性は、従業員のストレス軽減にも寄与しており、バックオフィス業務の効率化に貢献しています。今後は、生成AIを活用した分析機能によって、従業員のニーズを把握し、サービスの改善に繋げる計画だそうです。